INDICE 1.01 - Come creare un documento basato su un modello 1.02 - Come personalizzare Word 1.03 - Come usare l'interfaccia 1.04 - Come aprire, chiudere e salvare i documenti 1.05 - Come stampare un documento 1.06 - Come inviare un documento per email direttamente da Word 1.07 - Come salvare e utilizzare i documenti sul web 1.08 - Come condividere i documenti sui social network 1.11 - Come cambiare margini, orientamento e dimensioni della pagina 1.12 - Come scrivere in colonne 1.13 - Come inserire interruzioni di pagina e di sezione 1.14 - Il documento contiene interruzioni di pagina indesiderate 1.15 - Cos'è la sillabazione 1.16 - Come inserire un'intestazione 1.17 - Come inserire un piè di pagina 1.18 - Come inserire i numeri di pagina 1.19 - 1.20 - Come inserire un frontespizio e applicare bordi e filigrana 1.21 - Come inserire il testo 1.22 - Come scrivere caratteri che non sono sulla tastiera 1.23 - Come selezionare il testo con mouse e tastiera 1.24 - Come usare le funzioni taglia, copia e incolla 1.25 - Come trovare o sostituire un testo 1.26 - Cosa sono i font e come incorporarli nel documento 1.27 - Come cambiare forma, dimensione e colore del testo 1.28 - Come inserire note a piè di pagina o di chiusura 1.31 - SmartArt e temi 2.01 - Cos'è un paragrafo 2.02 - Come formattare un paragrafo 2.03 - Cosa sono e come si usano i rientri 2.04 - Come inserire elenchi puntati o numerati 2.05 - Cosa sono i temi e gli stili 2.06 - Come applicare, modificare o creare uno stile 2.07 - Cos'è il livello struttura di un paragrafo 2.08 - Come funziona la visualizzazione struttura 2.09 - Modifica dell'interlinea 2.10 - Modifica della spaziatura prima o dopo i paragrafi 2.11 - Modificare gli stili predefiniti 2.12 - La scheda Avanzate del menù carattere 2.13 - Numerazione 3.01 - Lavorare con le tabelle 3.02 - Come allineare il testo in posizioni fisse 3.03 - Come creare una tabella 3.04 - Come modificare una tabella 3.05 - Come inserire formule e funzioni 4.01 - Come inserire immagini dal computer o da internet 4.02 - Come ritoccare le immagini 4.03 - Come disegnare forme 4.04 - Come creare un organigramma 4.05 - Come creare un istogramma 4.06 - Come creare un grafico a torta 4.07 - Come inserire una casella di testo 4.08 - Come inserire un video online 5.01 - Come creare un link 5.02 - Come inserire i segnalibri 5.03 - Come funzionano i riferimenti incrociati 5.04 - Come creare un sommario automatico 5.05 - Come inserire una bibliografia 5.06 - Come inserire un indice delle figure 6.01 - Come correggere automaticamente gli errori di ortografia 6.02 - Cos'è il Thesaurus 6.03 - Come inserire commenti 6.04 - Come funzionano le revisioni 6.05 - Come confrontare o combinare versioni diverse di un documento 6.06 - Come proteggere un documento 7.01 - Stampa Unione 7.02 - Come creare velocemente una carta intestata 7.03 - Come impostare e impaginare una tesi di laurea 7.04 - Come realizzare un volantino pubblicitario 7.05 - Come creare un report con grafici e tabelle 7.06 - Come correggere un documento di un dipendente/collaboratore 7.07 - Come creare una lettera di sollecito per ogni cliente registrato in un foglio Excel 8.01 - Cos'è una macro 8.02 - Come assegnare una macro a un pulsante personalizzato 8.03 - Come modificare una macro 8.04 - Come inserire caselle di controllo, menu a tendina e altri controlli 9.01 - Sommari, indici e riferimenti incrociati Ritorna all'indice 1.01 - Come creare un documento basato su un modello Word fa parte del pacchetto Office della Microsoft e si occupa della video scrittura. L'icona è una composta da una "W" blue. Aprendo il programma abbiamo la schermata iniziale che ci propone la creazione di un file vuoto oppure la scelta dei modelli predefiniti. I modelli sono documenti già creati (preformattati) dalla Microfoft che variano su più campi. Se ad esempio devo scrivere la mia tesi di laurea posso cercare un modello che mi crearà un nuovo file prefermattato per ospitare una tesi di laurea: Il risultato sarà un documento del tipo sotto: Ritorna all'indice 1.02 - Come personalizzare Word In questa lezione impareremo a personalizzare l'utilizzo di Word. Tutte le impostazioni di personalizzazione le troviamo nella scheda File. In fondo troviamo Account e Opzioni. Clicco su account e vedo che questa copia di office è attivata e collegata al mio account di Microsoft. Questo ti permette di utilizzare Onedrive che è il cloud di Microsoft: Da qui puoi personalizzare lo sfondo ed il tema (combinazione di colori) di Office (selezionandoli possiamo vederli). Quest'ultimo può essere utili per chi ha problemi di vista (si può scurire il bianco del foglio di lavoro) Le opzioni invece ci permetto di utilizzare meglio Word. Per esempio il nome utente (autore): La parte più importante delle opzioni è sicuramente la personalizzazione della barra multifunzione (la parte superiore di Word dove troviamo "quasi" tutti i comandi disponibili in Word): Come si può vedere i comandi sono tantissimi e da qui possiamo aggiungerli/toglierli alle varie barre (HOME, INSERISCI, PROGETTAZIONE, ...) Facendo tasto destro del mouse sul riguadro a destra, Personalizza barra di accesso rapido e selezionando Aggiungi nuova scheda, possiamo aggiungere un nuovo menù o una nuova barra dei comandi a Word. Nell'esempio sotto ho creato la scheda Riccardo contente il gruppo R che a sua volta contiene 4 comandi (Apri, Carattere, Colore carattere e Colore evidenziatore testo): Se ritorno nel testo troverò la barra aggiuntiva Riccardo: Un'altra cosa che si può personalizzare è la barra di accesso rapido; la troviamo in alto a sinistra e contiene le icone che di solito utilizziamo di più: La personalizzazione di queste barra viene fatto ancora nel gruppo Opzioni, precisamente in: Ritorna all'indice 1.03 - Come usare l'interfaccia E' importante capire come sono "costruiti" i comandi in Word. Iniziamo dalla finestra di un file vuoto. In alto abbiamo la barra del titolo che riporta il nome del documento (del file) word, che rimande documento1 finchè non lo salviamo. In alto a sinistra la barra di accesso rapido che è possibile personalizzare. In alto a destra i 3 pulsanti di di controllo della finestra (apertura/icona/chiusura), preceduti dalla guida e dal pulsante che contiene le opzioni di visualizzazione: Figura 1: opzioni di visualizzazione della barra multifunzione della barra multifunzione in questo momento aperta (Home nella Figura 2). Figura 2: barra multifunzione Vediamo i 3 comandi disponibile nella Figura 1. Il 1° permette di nascondere la barra multifunzione, il 2° mostra solo le schede: Il 3° pulsante (quello predefinito in Word) ci mostra sua le schede che che i comandi (come in Figura 2) La barra multifunzione contiene tutte queste schede e ogni scheda è divisa in gruppi. Ad es. la scheda HOME è divisa in Appunti, Carattere, Paragrafo, Stili come si può vedere in Figura 2. Queste barre mi permettono di avere a disposizione gli strumenti per lavorare in Word. Se ad es. voglio inserire una tabella, seleziono la barra INSERISCI, il gruppo TABELLE e sotto questo gruppo ho il comando Tabelle. Nella scheda HOME vengono mostrati i gruppi e i comandi più utilizzati. La prima scheda è la scheda FILE e ci apre le schermate che ci permettono di gestire i file: quindi come aprire un nuovo documento, salvarlo, stamparlo, etc. Da notare che hai piedi di un gruppo, c'è un pulsantino, che permette di espandere il gruppo stesso: Ad es. espandendo il gruppo carattere abbiamo la form con tutti i comandi che non c'erano nella scheda carattere: Vediamo adesso la nostra pagina, un foglio delle dimensioni di un foglio A4. Il trattino "lampeggiante" ci indica la posizione dove siamo pronti per scrivere. In basso c'è la barra di stato: che ci da informazioni molto importanti, il n° di pagina rispetto al n° di pagine totali, il numero di parole che compongono il mio documento, la lingua italiano del correttore ortografico, importante perchè qui puoi impostare rileva lingua automaticamente: che certe volte può essere non desiderato oppure disattivare il controllo grammaticale (potremmo non voler vedere le parole "sbagliate" sotto- lineate di rosso) In basso a destra ci sono i 3 tastini che riguardano la modalita di lettura/visualizzazione del foglio: la è la modalita di lettura (ci permette di leggere meglio il documento) la 2° è il layout di stampa (è come vedremo il documento stampato) e la 3° e la modalità web, cioè l'aspetto della pagina se lo salvassimo come documento html. Infine in basso a destra c'è il cursore di zoon con cui passiamo ridurre o ingrandire la proporzione del foglio che vediamo sullo schermo. La scheda Visualizza ti permette di controllare tutti gli elementi dell'interfaccia grafica degli elementi di office: Ritorna all'indice 1.04 - Come aprire, chiudere e salvare i documenti Vediamo adesso come gestire i documenti. Per aprire un documento di Word possiamo fare doppio click sul file (ovviamente dobbiamo sapere dov'è) oppure possiamo aprire Word andare in File mi propone già la schermata Apri e qui posso aprire gli ultimi documenti aperti o sceglierne uno sul file system (cartelle) del mio computer cliccando su Sfoglia. Possiamo inoltre aprire un file dal cloud Onedrive. Se creo un nuovo documento posso poi salvarlo (ad es. nella cartella classica documenti). Il nome che propone Word è documento1 ma posso ovviamente cambiarlo a mio piacimento. Da notare che il nome, nella barra del titolo in alto, sarà cambiato. Molto spesso abbiamo l'esigenza di salvare il nostro documento di Word in un'altro tipo di file, l'es. più comune è in un PDF. Per fare quesot basta aprire la scheda File e fare click su Esporta. Qui troviamo la voce Crea documento PDF/XPS. Xps è un altro tipo di immagine vettoriale di Microsoft meno nota ma allo stesso tempo funzionale. Si apre la finestra di dialogo dove c'è scritto di salvare come PDF: Cliccando su Pubblica salviamo il documento. Possiamo salvare il file anche in altri formati sceglendo File\Esporta e scegliendo la 2° voce Cambia tipo di file. Possiamo in questo caso salvare i documenti nei formati precedenti di Word Ritorna all'indice 1.05 - Come stampare un documento Tutte le impostazioni e le regolazioni di stampa sono nella scheda File alla voce Stampa. Qui infatti c'è anche l'anteprima di stampa con la posssibilità di scorrere le pagine del documento. Nella colonna di sinistra abbiamo tutti i pulsanti che ci permettono di decidere tutto ciò che vogliamo stampare e con quale modalità Nella colonna di sinistra troviamo tutti i comandi che ci permettono di decidere tutto ciò che vogliamo stampare e con quali modalità. Quante copie voglio stampare e su quale stampante voglio stampare (per default c'è impostato la stampante predefinita). In questo menù troveremo anche delle stampanti software (virtuali) che se scelte permettono di stampare il documento su file. Sotto c'è il link per le proprietà della stampante diverse in base alla stampante che si ha. Poi ci sono le impostazioni: - Stampa su tutte le pagine: posso stampare la pagina corrente, personalizzare la stampa stampare le informazioni, stampare solo le pagine pari o le pagine dispari, utile se la stampante configurata non permette di fare fronte-retro - Pagine: possiamo decidere quali pagine/intervalli stampare separati da virgole o trattino. Ad es. se voglio stampare da pagina 2 a pagina 4 scrivero 2-4, mentre se voglio stampare la pagine 3 e la 7 scrivero: 3,7. - Stampa su un lato solo e stampa su entrambi i lati (fronte-retro) possibile solo se la stampante la supporta, oppure c'è la stampa manuale su entrambi i lati e sarà Word stesso che ti chiederà di girare i fogli sulla stampante - Fascicola copie: viene utilizzaot solo se stampiamo più copie di un documento. In questo caso vengono prima stampante tutte le pagine dalla prima all'ultima e poi vengono ristampate per quante copie vogliamo tutte le pagine. Se scegliamo di non fascicolare allora verrano stampante ad es. 2 o3 copie della prima pagina, 2 o 3 copie della seconda e così via. - Orientamento foglio: verticale o orizzontale - Dimensioni pagina - Margini: ci sono varie scelte a seconda delle nostre esigenze. Ci sono anche i Margini personalizzati. - 1 pagina per foglio: qui possiamo adattare il contenuto al foglio. Posso ad es. fare in modo di stampare 2 pagine all'interno di un unico foglio. Inoltre possiamo adattare al formato quindi stmapare forzatamente tutte le immagini del nostro documento all'interno di un formato più grande o più piccolo Una volta deciso tutte queste impostazioni premento sul pulsante Stampa posso stampare il mio documento Ritorna all'indice 1.06- Come inviare un documento per email direttamente da Word Tutte le impostazioni e le regolazioni per inviare il documento via email sono in File\Condividi Il primo link, Condividi con persone, permette di salvare il documento nel cloud (essendo Word di Microsoft, consiglio di usare OneDrive) ma ovviamente vanno bene anche gli altri. Cliccando sul pulsante Salva nel cloud si apre la finestra: che ci permette di scegliere la posizione nel nostro File System Onedrive: Il secondo, Posta elettronica, permette di inviare il documento in diversi modi: 1. Inviarlo come documento .docx allegato di un'email. Cliccando su Invia come allegato, si aprirà direttamente un nuovo messaggio di posta elettronica con allegato il nostro documento Ritorna all'indice 1.07 - Come salvare e utilizzare i documenti sul web È possibile archiviare i documenti di Office sul web (in OneDrive) e quindi visualizzarli e modificarli nel Web browser con Office Online. Si tratta di una soluzione ideale per fare aggiornamenti rapidi da qualsiasi computer connesso al Web, senza bisogno di avviare un'applicazione di Office. Word 2010 dispone di una funzione per accedere direttamente ai file presenti online e gestiti da Office Web Apps. Attraverso l'opzione Salva ed invia del menù File è possibile scegliere Salva sul web, per salvare il file nel proprio spazio di storage di SkyDrive. In seguito, il file potrà essere aperto sia direttamente dalla corrispondente applicazione della suite Office, nell'esempio Word 2010, sia da Office Web Apps; in quest'ultimo caso, il file potrà essere letto sia dall'autore stesso che da altre persone eventualmente autorizzate. Ritorna all'indice 1.08 - Come condividere i documenti sui social network Vediamo ora come condividere il documento sui Social Netword. One Driver rimane fondamentale perchè non faremo altro che pubblicare sui Social Network un link ai nostri documenti da One Driver. Andremo in File, Condividi, Invia a social network e fare cliccare sul link nel quadrato di rosso per connettersi Ritorna all'indice 1.11 - Come cambiare margini, orientamento e dimensioni della pagina Word permette di applicare delle modifiche all’intera pagina. Troviamo tutti i comandi necessari nella scheda Layout di Pagina della barra multifunzione, in particolare nel gruppo Imposta pagina, visibile in figura 1. Figura 1: i comandi per impostare le proprietà della pagina Prima di spiegare come modificare una pagina, precisiamo che, per impostazione predefinita, Word vi propone di lavorare con un documento A4 con orientamento verticale, da stampare su una sola facciata. Il margine superiore (cioè lo spazio vuoto tra il bordo del foglio e il testo) è di 2,5 cm. Tutti gli altri margini sono di 2 cm. Ritorna all'indice generale KB Nota Il formato A4 è quello della carta delle normali stampanti da casa e da ufficio. Le sue dimensioni sono 21 cm x 29,7 cm. Ricordate che i formati della carta vengono indicati con la lettera A o B seguita da un numero che ne indica le dimensioni. Lo standard UNI prevede che i formati più piccoli si ottengano dal più grande dividendo il lato più lungo a metà. Per quanto riguarda i formati A, il più grande è l’A0 (84,1 cm x 118,9 cm e superficie di 1 m²). Dividendo in due il foglio A0 sul lato lungo, si ottiene l’A1 (59,4 cm x 84,1 cm). Dividendo a metà l’A1, si ottiene l’A2 (42,0 cm x 59,4 cm); dividendo ancora a metà, si ottengono l’A3 (29,7 cm x 42,0 cm), quindi l’A4 (21 cm x 29,7 cm), poi l’A5 (14,8 cm x 21 cm), l’A6 (10,5 cm x 14,8 cm) e così via. Per quanto riguarda i formati B, il più grande è il B0 (1000 cm x 1414 cm); la sua metà è il B1 (707 cm x 1000 cm), la cui metà è il B2 (500 cm x 707 cm) e così via. Il formato Lettera o Letter viene usato prevalentemente in America e corrisponde al nostro A4, rispetto al quale è un po’ più largo e più basso (21,59 cm x 27,94 cm) Tutte queste misure possono essere modificate a vostro piacimento. L’operazione più semplice è quella di passare dall’orientamento verticale a quello orizzontale: basta, infatti, scegliere la voce opportuna dal menu del pulsante Orientamento del gruppo Imposta pagina. Per modificare i margini e le dimensioni della pagina, potete invece ricorrere ai menu dei pulsanti Margini e Dimensioni, visibili in figura 2. Figura 2: modificare margini e dimensioni della pagina In questi menù potete trovare diverse misure preimpostate tra cui scegliere. Soprattutto per quanto riguarda le dimensioni della pagina, le soluzioni preimpostate sono moltissime e quasi sicuramente troverete quella che fa per voi. Comunque, se avete bisogno di impostare dimensioni personalizzate, è possibile ricorrere alla finestra Imposta pagina, visibile in figura 3, che potete aprire dalle ultime voci dei due menu Margini personalizzati e Altre dimensioni foglio, o dal pulsante di visualizzazione del gruppo Imposta pagina. Da questa finestra avete molte più possibilità che dai menu appena descritti, in cui trovate solo le opzioni base. Si tratta di una finestra composta da tre schede e, a seconda del pulsante o della voce di menu che avete usato per aprirla, potreste vedere attiva una scheda diversa. Cominciamo ad analizzare la scheda Margini, che presenta molti comandi aggiuntivi rispetto al menu descritto sopra. Figura 3: la finestra Imposta pagina L’operazione più semplice è quella di modificare le dimensioni dei margini, scrivendo nei campi Superiore, Inferiore, Sinistro e Destro le misure che desiderate. Se intendete rilegare le stampe del testo che state scrivendo, magari con una semplice spirale applicata con le macchine rilegatrici da ufficio, è possibile indicare a Word quanto spazio occuperà la rilegatura oltre il margine e la sua posizione (normalmente la rilegatura avviene sul lato sinistro della pagina, ma in alcuni casi potrebbe essere posta sul lato superiore o su un altro lato). Potete indicare lo spazio da lasciare per la rilegatura nel campo Rilegatura, esprimendolo in centimetri. Per specificare il lato del foglio su cui applicherete la rilegatura, usate l’elenco a discesa Posizione rilegatura. In modo altrettanto semplice potete modificare l’orientamento della carta, facendo clic sul pulsante che desiderate nella sezione Orientamento. Un po’ più complessa è la scelta che dovete fare nella sezione Pagine. Analizziamo le opportunità che vi si presentano. Una delle voci che potete scegliere dall’elenco a discesa Pagine è Margini simmetrici: questo vi permette di creare un tipo di documento concepito per essere stampato fronte-retro. Questo nuovo tipo di documento non avrà più un margine sinistro e un margine destro, ma un margine Interno(sul lato in cui i fogli saranno rilegati) e un margine Esterno. La scheda Margini verrà modificata come nella figura 4. Figura 4: impostazioni per un documento con margini simmetrici Non sarà più neanche possibile specificare la posizione della rilegatura, che verrà posta comunque sul margine interno. Rimane la possibilità di specificarne le dimensioni. Dall’elenco a discesa Pagine, potete anche scegliere di creare un documento che sarà grande quanto la metà di un foglio diviso sul lato lungo e che sarà rilegato sul lato corto (ossia il lato in cui il foglio intero è stato “tagliato”). In questo caso non ci saranno più un margine destro e un margine sinistro, ma un margine interno e un margine esterno. La rilegatura sarà sempre posta sul margine interno. Per ottenere questo tipo di struttura dovete scegliere dall’elenco Pagine la voce 2 pagine per foglio, visibile in figura 5, e applicare un orientamento orizzontale. Figura 5: un documento con due pagine per foglio Nota In questa sede proponiamo esempi con un orientamento orizzontale. Se si sceglie l’orientamento verticale, le due porzioni di foglio saranno affiancate sul lato lungo. È facile, comunque, rendersi conto di quale tipo di documento si otterrà con le varie combinazioni, dato che Word ne mostra sempre un’anteprima nella scheda Margini. Infine, dall’elenco a discesa Pagina, potete scegliere il formato Libro. Si tratta di un formato particolare, molto utile se disponete di una stampante in grado di gestire il fronte-retro. Questo formato, infatti, vi consente di realizzare opuscoli in formato A5 (la metà di un foglio A4) a partire da un foglio A4, senza la necessità di tagliare la carta. Se scegliete questo formato, Word vi proporrà il foglio A5 per scrivere (anche se nella vostra stampante userete fogli A4) e stamperà due pagine per foglio. In fase di stampa, le pagine verranno accoppiate sui fogli in modo che, alla fine della stampa, non vi resterà che sovrapporre tutte le pagine e piegare tutto il blocco sul lato lungo: vi troverete un opuscolo pronto, con le pagine ordinate e impaginate correttamente. Naturalmente, quando vi accingerete alla stampa, dovrete specificare a Word di stampare fronte-retro, se la stampante lo supporta, o di stampare comunque su entrambi i lati del foglio, ma con una gestione manuale, come mostrato nella figura 6: dopo la stampa del primo lato, la carta andrà manualmente reinserita nella stampante per la stampa del secondo lato. È Word stesso che avvisa quando occorre inserire di nuovo la carta nella stampante. Figura 6: stampare fronte-retro Ritorna all'indice 1.12 - Come scrivere in colonne Normalmente in Word si scrive fino a fine foglio e automaticamente va a capo, generando un testo lineare. Per scrivere su colonne in Word è semplicissimo. Possiamo creare una tabella con bordi trasparenti, ma sinceramente è una scelta anti-estetica. La soluzione ideale invece è quella di utilizzare la funzione Colonne. Quello che dobbiamo fare è scrivere il nostro testo, senza limitarci in nulla, selezionare il testo senza alcun spazio iniziale e finale, andare in Layout e successivamente su Colonne andando a indicare il numero interessato se siamo in Windows. Se volessimo tornare indietro, basterà fare la stessa operazione fatta fino ad ora, solamente impostando il numero di colonne a Uno. Ritorna all'indice 1.13 - Come inserire interruzioni di pagina e di sezione Word dà la possibilità di inserire delle interruzioni di pagina e di sezione per diversi motivi: per evitare che l’aggiunta di testo in un paragrafo possa alterare l’impaginazione di tutto il documento; per inserire pagine con una formattazione diversa; per separare il contenuto del documento (per esempio inserire una pagina con l’orientamento orizzontale e una con l’orientamento verticale oppure per inserire nel documento alcune pagine con le colonne); per iniziare una nuova sezione con un’intestazione nella parte superiore della pagina. L’interruzione di pagina si può ottenere in due modi: dal menu Layout di pagina e dal menu Inserisci. Nel menu Inserisci c’è la scheda Pagine con il pulsante Interruzione di pagina: Cliccando sul pulsante Pagina si individua il punto in cui termina una pagina e inizia la successiva. È opportuno fare questa operazione quando: - si vuole separare il contenuto del documento; - si deve iniziare una nuova sezione con un’intestazione nella parte superiore della pagina; - per essere certi che una tabella, un grafico o un’immagine vengano posizionati su una nuova pagina. Nei documenti impostati su più colonne, cliccando sul pulsante Colonna si ottiene l’interruzione della colonna su cui si sta scrivendo e il testo che segue comincerà in quella successiva. Il pulsante Disposizione testo separa il testo delle didascalie che stanno intorno agli oggetti dal testo del documento. Le Interruzioni di sezione hanno lo scopo di apportare modifiche al layout solo in alcune pagine; per esempio in caso di: - variazione dei margini, dell’orientamento o delle intestazioni e piè di pagina; - pagine con orientamento orizzontale e pagine con orientamento verticale; - inserimento di pagine con colonne. Cliccando sul pulsante Pagina successiva termina la pagina corrente e inizia una nuova sezione, alla quale potremo dare la formattazione desiderata. Cliccando su Continua termina la sezione corrente e la nuova sezione inizia nel punto stesso di inserimento senza la necessità di andare su una nuova pagina. Cliccando su Pagina pari e su Pagina dispari, si inserisce un’interruzione di sezione e la nuova sezione inizierà, rispettivamente, nella successiva pagina con numero pari o con numero dispari. Per eliminare un’interruzione di pagina o di sezione, ci sono due possibilità: 1. cliccare sul pulsante Mostra tutto della scheda Paragrafo del menu Home: verranno visualizzate tutte le interruzioni di pagina e di sezione. Basta posizionare il cursore sull’interruzione che si vuole eliminare e premere il pulsante Canc. 2. cliccare sul pulsante Bozza della scheda Visualizzazione documento del menu Visualizza; anche in questo caso verranno visualizzate tutte le interruzioni di pagina e di sezione. Ritorna all'indice 1.14 - Il documento contiene interruzioni di pagina indesiderate Causa: è stata inserita manualmente un'interruzione di pagina. Soluzione: eliminare l'interruzione di pagina manuale. 1. Scegliere Bozza dal menu Visualizza. 2. Nel documento selezionare l'interruzione di pagina manuale e quindi premere CANC. Causa: Word ha inserito un'interruzione di pagina automatica in base a un'impostazione. Soluzione: deselezionare le impostazioni che causano l'interruzione di pagina. 1. Selezionare il paragrafo successivo all'interruzione di pagina indesiderata. 2. Nel menu Formato fare clic su Paragrafo e quindi sulla scheda Distribuzione testo. 3. Deselezionare le caselle di controllo Mantieni assieme le righe, Mantieni con il successivo e Anteponi interruzione. Causa: un'interruzione di sezione Pagina successiva, Pagina pari o Pagina dispari causa un'interruzione di pagina. Soluzione: cambiare le impostazioni delle interruzioni di sezione. 1. Fare clic nella sezione immediatamente successiva all'interruzione di sezione. 2. Nel menu Formato fare clic su Documento e quindi sulla scheda Layout. 3. Nel menu a comparsa Inizio sezione fare clic su Continua. Ritorna all'indice 1.15 - Cos'è la sillabazione Ce l’hanno insegnata alle scuole elementari, ma molti di noi l’hanno dimenticata quando hanno iniziato a scrivere con il computer. È l’operazione di "andare a capo" nel bel mezzo di una parola. Usare la sillabazione in Word è semplice. Prima di tutto tenete presente che si tratta di un’operazione da fare dopo aver terminato di scrivere l’intero documento, in caso contrario le parole sillabate cambierebbero in continuazione mano a mano che si scrive, impedendoci di controllare ciò che avviene. Quindi, con il documento già completato, fate clic sul menu Layout, poi su Sillabazione. In questo modo la sillabazione avverrà sull’intero documento. Se volete sillabare solo alcune parti, selezionatele prima di accedere al menu di sillabazione. Si aprirà la finestra di dialogo Sillabazione. Il modo più veloce è quello di lasciar fare tutto a Word. Fate clic su Automatica per Sillabare automaticamente documento. Nella casella Opzione di sillabazione potete inserire la distanza dal margine destro entro la quale desiderate sillabare il documento. Verranno sillabate quelle parole che si trovano entro quell’area. Riducendo questa distanza le righe diventano più omogenee, ma si sillabano più parole (che non è molto elegante), mentre aumentandola progressivamente il documento diventa sempre più simile a un documento non sillabato. Potete decidere se sillabare o no le parole maiuscole. Infine potete limitare il numero di righe sillabate consecutivamente (più di due o tre righe sillabate di seguito sono un po’ fastidiose da leggere). Ritorna all'indice 1.16 - Come inserire un'intestazione Intestazioni e piè di pagina sono aree visualizzate nei margini superiori, inferiori e laterali di ogni pagina di un documento. È possibile personalizzarli o scegliere uno stile predefinito nella raccolta. Nelle intestazioni o nei piè di pagina è anche possibile aggiungere molto altro oltre ai numeri di pagina. Per inserire un'intestazione di pagine fai clic su Inserisci nella barra degli strumenti nella parte superiore dello schermo, scegli Intestazione: Scegli il tipo d’intestazione che desideri utilizzare. Puoi scegliere un'intestazione, un piè di pagina e selezionare il carattere e la dimensione Ritorna all'indice 1.17 - Come inserire un piè di pagina Stesso discorso per il piè di pagina, per questa parte selezioniamo Inserisci nella barra degli strumenti Ritorna all'indice 1.18 - Come inserire i numeri di pagina PROSSIMAMETE ONLINE Ritorna all'indice 1.19 - PROSSIMAMETE ONLINE Ritorna all'indice 1.20 - Come inserire un frontespizio e applicare bordi e filigrana PROSSIMAMETE ONLINE Ritorna all'indice 1.21 - Come inserire il testo PROSSIMAMETE ONLINE Ritorna all'indice 1.22 - Come scrivere caratteri che non sono sulla tastiera PROSSIMAMETE ONLINE Ritorna all'indice 1.23 - Come selezionare il testo con mouse e tastiera PROSSIMAMETE ONLINE Ritorna all'indice 1.24 - Come usare le funzioni taglia, copia e incolla PROSSIMAMETE ONLINE Ritorna all'indice 1.25 - Come trovare o sostituire un testo PROSSIMAMETE ONLINE Ritorna all'indice 1.26 - Cosa sono i font e come incorporarli nel documento PROSSIMAMETE ONLINE Ritorna all'indice 1.27 - Come cambiare forma, dimensione e colore del testo PROSSIMAMETE ONLINE Ritorna all'indice 1.28 - Come inserire note a piè di pagina o di chiusura PROSSIMAMETE ONLINE Ritorna all'indice 1.31 - SmartArt e temi Per inserire uno SmartArt, dovete portarvi nella scheda Inserisci, nel gruppo Illustrazioni, e premere il pulsante SmartArt. Office vi mostrerà la finestra Scegli elemento grafico SmartArt, visibile in figura 1. Figura 1: la finestra Scegli elemento grafico SmartArt Come potete vedere sempre dalla figura 1, avete la possibilità di scegliere tra diverse categorie di SmartArt. La tabella 1 vi riassume il significato e il possibile utilizzo degli SmartArt di ciascuna categoria Tabella 1: i tipi di SmartArt Una volta individuata la categoria, nel riquadro centrale, dovete scegliere il tipo di SmartArt che desiderate. Quando selezionate un t ipo, nel riquadro di sinist ra, ne vedete un'anteprima e una descrizione. Appena avete scelto il tipo di SmartArt che volete inserire, selezionatelo e premete il pulsante OK. Word inserira' nel file l'oggetto che avete scelto, naturalmente vuoto, come visibile in figura 2. Notate che uno SmartArt è composto da diverse forme, poste l'una accanto all'altra, all'interno delle quali ci sono dei segnaposto per il testo. Potete digitare il testo direttamente nel segnaposto, oppure ricorrere al pannello collocato alla sinistra dello SmartArt . Questo pannello è solo "di servizio" e viene nascosto quando deselezionate lo SmartArt. Non sarà, dunque, stampato. Se il pannello non fosse visibile, premete il pulsante Riquadro del testo nel gruppo Crea elemento grafico nella scheda Progettazione degli Strumenti SmartArt. Figura 2: l’oggetto vuoto nel file Proviamo a inserire del testo in uno SmartArt a piramide come quello della figura 2. Scriveremo, dalla punta alla base: Grassi Proteine Carboidrati Verdure e frutta La nostra piramide ha solo tre parti. Vedremo anche come inserire la quarta mancante. Dovrebbe essere selezionata la punta della vostra piramide; se non lo fosse, fate clic su di essa per selezionarla. Poi fate clic sul segnaposto del testo corrispondente alla punta nel pannello laterale. Ora potete cominciare a scrivere: a mano a mano che digitate le lettere, il testo si ridimensiona opportunamente in modo da adeguarsi allo spazio che ha a disposizione. Senza premere il tasto Invio, fate clic sul segnaposto della seconda porzione e scrivete il testo corrispondente. Ripetete la stessa operazione per la terza porzione, come mostrato in figura 3. Per aggiungere la quarta porzione (o meglio per ridividere in quattro la piramide), tenendo il cursore nell'ultimo testo del pannello, premete il tasto Invio: ora potete digitare il quarto testo. Per aggiungere una forma a uno SmartArt potete anche procedere così: 1) Visualizzate la scheda Progettazione degli Strumenti SmartArt. Portatevi nel gruppo Crea elemento grafico. 2) Fate clic sul pulsante Aggiungi forma. La nuova forma verrà aggiunta dopo quella selezionata al momento dell'aggiunta. Se invece prefer ite decidere dove posizionare la nuova forma, premete la piccola freccia posta in basso al pulsante Aggiungi forma. Office vi mostrerà un nuovo menu in cui scegliere dove collocare la nuova forma. Nota: Alcuni tipi di SmartArt, non permettono di aggiungere nuove forme. Per esempio, il tipo Frecce opposte della categoria Relazioni può avere solo due forme. Il pulsante Aggiungi forma, se usate questo SmartArt, è disabilitato Il tipo Picture Tutti i tipi di SmartArt che abbiamo descritto nella tabella 1 si inseriscono e gestiscono come abbiamo spiegato poco fa. Una piccola eccezione è costituita dagli SmartArt del tipo Picture. Questo è dovuto al fatto che gli SmartArt di questa categoria hanno un elemento in più, cioè l'immagine. Se inserite in un documento uno SmartArt di tipo Picture, noterete, all'interno delle forme grafiche, il pulsante che permette di inserire scegliere un'immagine, come visibile in figura 4. Figura 4: uno SmartArt di tipo Picture nel documento Se fate clic su questo pulsante, visualizzerete la finestra Inserisci immagine dalla quale potrete selezionare l'immagine che vi interessa. L'immagine viene tagliata e ridimensionata per adattarsi alla forma che la ospita, come visibile in figura 5. Figura 5: le immagini nello SmartArt Per quanto riguarda la gestione del testo, anche negli SmartArt di tipo Picture si procede come abbiamo visto per gli altri tipi. Testo strutturato Nell'esempio della piramide, i test i sono semplici e non hanno sottopunti. Ci sono però degli SmartArt che prevedono testi più complessi, strutturati con sottopunti. È il caso, per esempio, del tipo Elenco trapezi della categoria Elenchi, visibili in figura 6. Figura 6: uno SmartArt con sottopunti È possibile aggiungere i sottopunti anche agli SmartArt che non sono già preimpostati per averli. Tornando all'esempio della piramide, immaginiamo di voler aggiungere al testo Grassi i sottopunti Vegetali e Animali. Selezionate la punta della piramide e portatevi alla scheda Progettazione degli Strumenti SmartArt. Nel gruppo Crea elemento grafico premete il pulsante Aggiungi punto elenco. Office aggiungerà un nuovo punto: digitate il vostro testo; poi, se volete inserire un secondo sottopunto, premete il tasto Invio. Il testo si ridimensiona per adeguarsi allo spazio disponibile. La figura 7 mostra la piramide con i sottopunti. Figura 7: la piramide con i sottopunti I pulsanti Alza di livello e Abbassa di livello accanto a Aggiungi punto elenco vi permettono di alzare o abbassare il livello dei testi già esistenti. Eliminare forme e ridimensionare uno SmartArt Abbiamo visto che è possibile aggiungere una forma a uno SmartArt, ma si può anche eliminarne una. Immaginiamo di aver scelto lo SmartArt Freccia verso l'alto della categor ia Processi, come visibile in figura 8. Figura 8: lo SmartArt Freccia verso l’alto della categoria Processi Questo tipo di SmartArt, per impostazione predefinita, prevede tre forme. A noi ne servono solo due. Come possiamo procedere? Occorre innanzitutto selezionare la forma da eliminare. Nel caso specifico del nostro esempio la forma è in realtà composta da due forme o parti (ne esistono anche di composte da tre o più parti): il testo e il pallino marcatore. Per eliminare la forma dallo SmartArt, occorre selezionare tutte le parti che la compongono, come mostrato in figura 9. Per selezionare le diverse parti di una forma basta tenere premuto il tasto Ctrl mentre si fa clic su di esse. Figura 9: selezionare tutte le parti di una form Una volta selezionate le varie parti di una forma, basterà premere sulla tastiera il tasto Canc. Avrete notato che, quando si aggiunge o rimuove una forma da uno SmartArt, le altre forme vengono riadattate in modo che lo SmartArt mantenga la stessa dimensione complessiva. Anche la dimensione del testo viene adattata. Se volete modificare le dimensioni complessive dello SmartArt, dovete selezionarlo e utilizzare le maniglie di ridimensionamento poste agli angoli (a forma di tre puntini) o al centro dei lati (a forma di quattro puntini) della cornice azzurra che ne definisce l'area. Nella figura 10 le maniglie di ridimensionamento sono segnalate da frecce. Figura 10: le maniglie di ridimensionamento Formattare uno SmartArt Gli SmartArt hanno il vantaggio di essere facilmente formattabili in tutti i loro aspetti. Quando inserite uno SmartArt, per impostazione predefinita questo è piatto, senza effetti di tridimensionalità od ombre, ma è molto facile modificarlo applicando uno degli stili preimpostati per quel tipo di SmartArt. Una volta selezionato lo SmartArt, trovate gli stili a disposizione nel gruppo Stili SmartArt della scheda Progettazione degli Strumenti SmartArt, visibile in figura 11. Figura 11: gli stili preimpostati Potete visualizzare tutti gli stili che avete a disposizione mediante la barra di scorrimento posta a destra o la freccina, con la quale potete visualizzare tutti gli stili contemporaneamente. Se selezionate lo SmartArt nel suo complesso (non una delle sue forme o un testo) e fate passare il mouse sui var i stili disponibili, Office ve ne mostrerà l'anteprima direttamente nel documento, ma per applicare realmente uno stile occorre fare clic su di esso. Oltre allo stile, è possibile modificare i colori dei vari elementi di uno SmartArt utilizzando combinazioni di colori predefinite. Per visualizzarle, dopo aver selezionato lo SmartArt, usate il pulsante Cambia colori, che trovate appena alla sinistra del gruppo Stili SmartArt. In questo modo visualizzerete un menu con le combinazioni di colori disponibili, come mostrato in f igura 12. Alcune combinazioni sono ottenute usando colori tono su tono (Colore 1, Colore 2, Colore 3…) , alt re usano var ie tonalità. Anche con le combinazioni di color i, Word, al passaggio del mouse, vi most ra l'anteprima nel documento. Per selezionare effettivamente la combinazione di colori che vi interessa, fate clic su di essa. Figura 12: le combinazioni di colori disponibili Modificare il testo Finora abbiamo modificato lo SmartArt nel suo complesso, ma possiamo modificare anche le sue singole parti, per esempio possiamo modificare l'aspetto del testo delle sue forme. In questo caso, viene modificato solo il testo delle forme selezionate; quindi, se volete modificare il testo di tutte le forme, selezionatele tutte. Una volta selezionato il testo che volete formattare, portatevi alla scheda Formato degli Strumenti SmartArt. Nel gruppo Stili Word Art trovate diversi gruppi di formattazioni da applicare al testo, come visibile in figura 13. Figura 13: formattare il testo Oltre alle combinazioni già pronte sulla sinistra, sulla destra trovate i pulsanti Riempimento testo, Contorno testo ed Effetti testo, che vi permettono rispettivamente di modificare il riempimento e il contorno del testo e di applicargli un effetto. Per quanto riguarda il riempimento, potete usare un colore piatto, un'immagine o una sfumatura. Per quanto riguarda il contorno, oltre al colore, potete modificarne lo spessore e l'aspetto (tratteggiato, puntinato…). Gli effetti che potete applicare riguardano le ombre, la tridimensionalità, gli aloni, il rilievo, la deformazione…, come potete vedere in figura 14. Figura 14: gli effetti che si possono applicare a un testo Per ogni categoria di effetti avete a disposizione un sottomenu con diverse proposte. Cambiare forma Oltre al testo è possibile modificare le singole parti di una forma. Vediamo alcune delle opzioni che abbiamo a disposizione. Partiamo dall'esempio della figura 15. Figura 15: lo SmartArt da modificare Come prima operazione, vogliamo trasformare i pallini delle forme in stelle. Anche in questo caso occorre selezionare tutti gli elementi da modificare. Nella scheda Formato degli Strumenti SmartArt, nel gruppo Forme (il primo a sinistra), premete il pulsante Cambia forma. Word vi mostrerà un menu da cui scegliere la forma che desiderate. Figura 16: modificare la forma Per modificare le dimensioni delle forme, potete usare i pulsanti Ingrandisci e Rimpicciolisci posti sotto al pulsante Cambia forma. Ora vogliamo mettere un bordo intorno all'area del testo, cioè intorno alla forma del testo. Nota: Se il testo non è distinto dalla forma, come nell'esempio della figura 3, viene modificata anche la forma Ancora una volta, dovete selezionare tutti i testi da modificare, poi potete utilizzare i comandi del riquadro Stili forma della scheda Formato, come visibile in figura 17. Figura 17: i comandi del riquadro Stili forma Potete scegliere uno degli stili sulla sinistra o utilizzare, proprio come abbiamo visto per il testo, i pulsanti Riempimento forma, Contorno forma ed Effetti forma per modificare la forma a vostro piacimento. La figura 18 mostra il risultato che abbiamo ottenuto applicando uno degli stili preimpostati. Figura 18: lo SmartArt modificato Cambiare layout e/o categoria Abbiamo visto che di uno SmartArt si può cambiare e personalizzare quasi tutto. Anche dopo tutte queste modifiche è possibile cambiare il tipo di SmartArt scelto e Word riadatterà le nostre formattazioni al nuovo tipo. Basterà selezionare lo SmartArt da modificare e, nella scheda Progettazione, dal gruppo Layout, scegliere il nuovo tipo. Anche in questo caso, potete allargare il gruppo per vedere tutti i layout a disposizione. Ritorna all'indice 2.01 - Cos'è un paragrafo Nel gruppo Paragrafo della scheda Home, si trova il pulsante con una freccia rivolta in basso:

Nella scheda Distribuzione testo ci sono delle opzioni che permettono di stabilire il comportamento del testo quando ci si trova a fondo pagina, o a inizio. Controlla righe isolate non permetterà che la prima riga di un paragrafo rimanga nella pagina precedente, oppure che l'ultima vada a pagina nuova. In questo caso l'intero paragrafo verrà spostato nella nuova pagina. Mantieni con il successivo non permetterrà l'inserimento di un'interruzione di pagina tra due paragrafi. Mantieni assieme le righe non permetterà di inserire un'interruzione di pagina tra le righe di un paragrafo. Anteponi interruzione farà in modo di posizionare un'interruzione di pagina prima del paragrafo in cui viene inserita. Per quanto riguarda i titoli, tali opzioni sono superflue nella maggior parte dei casi. Tali opzioni sono più pertinenti quando si andrà a modificare, eventualmente, lo stile Normale, o chi per esso, per gestire il contenuto del nostro documento. Ritorna all'indice 2.02 - Come formattare un paragrafo PROSSIMAMETE ONLINE Ritorna all'indice 2.03 - Cosa sono e come si usano i rientri PROSSIMAMETE ONLINE Ritorna all'indice 2.04 - Come inserire elenchi puntati o numerati PROSSIMAMETE ONLINE Ritorna all'indice 2.05 - Cosa sono i temi e gli stili PROSSIMAMETE ONLINE Ritorna all'indice 2.06 - Come applicare, modificare o creare uno stile PROSSIMAMETE ONLINE Ritorna all'indice 2.07 - Cos'è il livello struttura di un paragrafo PROSSIMAMETE ONLINE Ritorna all'indice 2.08 - Come funziona la visualizzazione struttura PROSSIMAMETE ONLINE Ritorna all'indice 2.09 - Modifica dell'interlinea Il modo più semplice per modificare l'interlinea di un intero documento consiste nell'applicare il set di stili veloci che utilizza l'interlinea desiderata. Per modificare l'interlinea in una parte del documento, è possibile selezionare i paragrafi e modificare le impostazioni per l'interlinea.
Utilizzo di un set di stili veloci per modificare l'interlinea di un intero documento 1) Nel gruppo Stili della scheda Home fare clic su Cambia stili. 2) Scegliere Set di stili, quindi fare clic sui diversi set di stili veloci. Utilizzare l'anteprima dinamica per visualizzare le differenze tra i tipi di interlinea associati ai vari set di stili veloci. I set di stili Tradizionale e Word 2003, ad esempio, utilizzano l'interlinea singola. Il set Manoscritto utilizza l'interlinea doppia.
3) Dopo aver individuato l'interlinea desiderata, fare clic sul nome del set di stili veloci. Modifica dell'interlinea in una parte di un documento 1) Selezionare i paragrafi per cui si desidera modificare l'interlinea. 2) Nel gruppo Paragrafo della scheda Home fare clic su Interlinea.

3) Eseguire una delle operazioni seguenti: a) Fare clic sul valore di interlinea desiderato. Fare clic, ad esempio, su 1,0 per applicare un'interlinea singola uguale a quella utilizzata nelle versioni precedenti di Word. Fare clic su 2,0 per applicare un'interlinea doppia al paragrafo selezionato. Fare clic su 1,15 per applicare un'interlinea singola uguale a quella utilizzata in Word 2010. b) Fare clic su Opzioni interlinea e quindi selezionare le opzioni desiderate in Spaziatura. Per ulteriori informazioni, vedere di seguito l'elenco di opzioni disponibili.
Opzioni di interlinea Singola - Questa opzione consente di impostare l'interlinea in modo che si adegui al tipo di carattere di dimensioni maggiori in una riga, più un piccolo spazio aggiuntivo che varia a seconda del tipo di carattere utilizzato. 1,5 righe - Questa opzione consente di impostare l'interlinea su un valore pari a una volta e mezza l'interlinea singola. Doppia - Questa opzione consente di impostare un'interlinea doppia rispetto a quella singola. Minima - Questa opzione consente di impostare l'interlinea minima in modo che si adegui al tipo di carattere o all'elemento grafico di dimensioni maggiori in una riga. Esatta - Questa opzione consente di impostare un'interlinea fissa espressa con un valore in punti. Se, ad esempio, la dimensione dei caratteri del testo è di 10 punti, è possibile impostare la spaziatura tra le righe con un valore di 12 punti. Multipla - Questa opzione consente di impostare un'interlinea espressa con un valore in numeri superiori a 1. Se, ad esempio, si imposta il valore 1,15 l'interlinea aumenterà del 15%, se si imposta il valore 3 l'interlinea aumenterà del 300% (interlinea tripla).
Nota: Se una riga contiene caratteri, elementi grafici o formule di dimensioni maggiori rispetto al testo normale, verrà aumentata automaticamente l'interlinea per tale riga. Per impostare un'interlinea uniforme per tutte le righe di un paragrafo, utilizzare l'opzione di spaziatura Esatta e specificare un valore adatto al carattere o all'elemento grafico più grande. Se gli elementi risultano troncati, selezionare un valore maggiore. Ritorna all'indice 2.10 - Modifica della spaziatura prima o dopo i paragrafi Il modo più semplice per modificare la spaziatura tra paragrafi di un intero documento consiste nell'applicare il set di stili veloci che utilizza la spaziatura desiderata. Per modificare la spaziatura tra paragrafi solo in una parte del documento, è possibile selezionare i paragrafi e modificare le impostazioni per la spaziatura prima o dopo i paragrafi Utilizzo di un set di stili veloci per modificare la spaziatura tra paragrafi per un intero documento 1) Nel gruppo Stili della scheda Home fare clic su Cambia stili

2) Posizionare il puntatore del mouse su Set di stili, quindi fare clic sui diversi set di stili veloci. Utilizzare l'anteprima dinamica per visualizzare le differenze tra i tipi di interlinea associati ai vari set di stili veloci. Il set di stili di Word 2003, ad esempio, non inserisce alcuno spazio aggiuntivo tra i paragrafi e utilizza una piccola quantità di spazio aggiuntivo sopra ai titoli. Il set di stili di Word 2010 aggiunge 10 punti dopo un paragrafo con lo stile normale e 24 punti dopo un paragrafo con uno stile del titolo. 3) Dopo aver individuato l'interlinea desiderata, fare clic sul nome del set di stili veloci Utilizzo delle opzioni di spaziatura tra i paragrafi per modificare la spaziatura Dopo aver applicato un set di stili, è possibile personalizzare la spaziatura tramite le nuove opzioni per la spaziatura tra i paragrafi. Con l'impostazione di una queste opzioni vengono sovrascritte le impostazioni di interlinea e spaziatura del set di stili. 1) Nel gruppo Stili della scheda Home fare clic su Cambia stili 2) Posizionare il puntatore del mouse su Spaziatura paragrafo e quindi fare clic sull'opzione desiderata Opzioni per la spaziatura tra i paragrafi La spaziatura indicata nella tabella si basa su testo con tipo di carattere Calibri, 11 punti. Modifica della spaziatura prima e dopo i paragrafi selezionati Per impostazione predefinita, i paragrafi sono seguiti da una riga vuota e i titoli hanno uno spazio aggiuntivo sopra di essi. 1) Selezionare il paragrafo prima o dopo per cui si desidera modificare la spaziatura.

2) Nel gruppo Paragrafo della scheda Layout di pagina, in Spaziatura, fare clic sulla freccia accanto a Prima o Dopo e immettere la quantità di spazio desiderata. Utilizzo della spaziatura di Word 2003 Il modo più veloce per applicare lo stile di spaziatura di Word 2003 a un documento consiste nell'applicare il set di stili veloci Word 2003.
Importante: Se si applica il set di stili di Word 2003 non sarà possibile accedere ad alcune altre caratteristiche, come i temi.
Se si desidera continuare a utilizzare i temi e altre caratteristiche, modificare separatamente le impostazioni dell'interlinea e della spaziatura tra i paragrafi. 1) Nel gruppo Stili della scheda Home fare clic su Cambia stili. 2) Posizionare il puntatore del mouse su Set di stili e fare clic su Word 2003 Impostazione predefinita della spaziatura singola per tutti i documenti nuovi 1) Nel gruppo Stili della scheda Home fare clic su Cambia stili 2) Posizionare il puntatore del mouse su Set di stili e fare clic su Word 2003 3) Nel gruppo Stili fare clic su Cambia stili e quindi su Imposta come predefinito Nota: Se si tenta di utilizzare un set di stili veloci diverso nel documento e in seguito si desidera tornare all'impostazione predefinita personalizzata, a tale scopo nel gruppo Stili fare clic su ambia stili, posizionare il puntatore del mouse su Set di stili e quindi scegliere Reimposta stili veloci dal modello Ritorna all'indice 2.11 - Modificare gli stili predefiniti Dopo l'introduzione agli stili predefiniti di Word, è venuta l'ora di vedere come modificarli per adattarli al proprio gusto ed esigenze. Come accennato nel capitolo precedente, gli stili sono una raccolta di impostazioni di formattazione definiti sotto un nome. Di conseguenza è possibile andare a modificare tali impostazioni. Vediamo come. Come prima cosa, prendiamo un file mettendoci un titolo e del testo. Nel gruppo Stili della scheda Home, si trova il pulsante con una freccia rivolta in basso:
posto nell'angolo in basso a destra, messo in risalto con l'evidenziatore nella figura accanto. Cliccandoci sopra si apre la barra laterale degli stili che ci servirà per andare a modificare quelli desiderati

Come si vede dall'immagine, la barra degli stili viene visualizzata e, essendo il cursore posizionato sul titolo File di testo, lo stile Titolo 1 risulta attivo e contornato da un bordo di colore azzurro. Passando il cursore sul nome dello stile, all'estremità destra compare un pulsante. Cliccandolo si apre un menù a tendina, dove si trova il comando Modifica. Cliccando il comando si apre una finestra di dialogo per la modifica dello stile in questione:

Nella casella Nome si nota Titolo 1, quindi lo stile che si vuol modificare in questo esempio. Nella sezione Formattazione della finestra, si trovano gli strumenti per modificare il tipo di carattere, la dimensione, il colore, l'allineamento e altro ancora. Per una prova, impostare il tipo di carattere Arial, con dimensione 16 pt. Lasciare attivo il grassetto e l'allineamento a sinistra. Lo stile prevede già una spaziatura prima di 24 pt, cioè di circa 2 righe. E 0 pt per la spaziatura dopo. Questo permette di distanziare il testo sopra un titolo, separando visivamente l'argomento precedente dal successivo. Cambiare anche il colore, utilizzando un blu. Questo per rendere più evidenti le modifiche apportate. Nella parte inferiore della finestra si trovano delle opzioni. Quelle più importanti sono le due opzioni nella seconda riga. Solo in questo documento fa in modo che le modifiche apportate allo stile siano disponibili solo per questo documento, senza modificare il normale comportamento dell'elaboratore testi. Nei nuovi documenti basati sul modello, invece, registra queste modifiche sul modello Normal che viene usato per creare tutti i nuovi documenti. Quindi le modifiche allo stile saranno sempre disponibili per tutti i nuovi documenti creati da questo momento in poi. La scelta, naturalmente all'utente. Nell'incertezza, lasciare che le modifiche siano valide solo per il documento in uso. Niente vieta, in un secondo momento, di rientrare e modificare tale opzione per estendere tale stile al modello Normal di Word. Sotto le opzioni si trova il pulsante Formato. Questo apre un menù a tendina dove si trovano i comandi Carattere, Paragrafo, Tabulazioni, Bordo e altri ancora. Ogni comando apre una finestra che permette di aggiungere opzioni e caratteristiche al nostro stile Titolo 1. Vediamo di seguito questti comandi.

Ritorna all'indice 2.12 - La scheda avanzate del menù carattere Nel gruppo Carattere della scheda Home, si trova il pulsante con una freccia rivolta in basso:


La scheda Avanzate permette di impostare una proporzione differente per il testo, in senso orizzontale. Provare ad impostare una proporzione al 150% e vedere il risultato dell'anteprima. Il comando Spaziatura permette di impostare una maggiore spaziatura tra i caratteri delle parole. Può essere un effetto che da maggior respiro ai titoli. Comunque fate una prova inserendo un valore 3 nella rispettiva casella del valore di: nell'anteprima verrà visualizzata tale nuova spaziatura. Il comando Posizione permette di definire meglio le impostazioni per gli apici e pedici, se ve ne è il bisogno. Tutte le opzioni che vanno dalla crenatura alle opzioni OpenType si riferiscono ad impostazioni tipografiche che esulano dal contesto del capitolo. Suggerisco di ricercare su Internet le singole voci per conoscere il loro significato e uso. Ritorna all'indice 2.13 - Numerazione Il comando Numerazione permette di impostare una numerazione per il titolo, come se fosse un punto numerato o un punto elenco. Potrebbe essere usata come numerazione dei capitoli, se si intende usare lo stile Titolo 1 per formattare i capitoli di un libro. Da tenere in considerazione che, come un punto numerato o elenco, il titolo subirà un rientro. Per gestire tale rientro, è necessario tornare alla finestra Paragrafo e disabilitare, eventualmente, i rientri dei margini e speciali, riportandoli a zero.

Ritorna all'indice 3.01 - Lavorare con le tabelle Una tabella ha una struttura formata da una serie di colonne che si incrociano con una serie di righe. Lo spazio di intersezione tra la colonna e la riga è la cella: è in questo spazio che inserirai i dati della tabella. La struttura della tabella è particolarmente adatta ad accogliere dati numerici; se, tuttavia, hai forti esigenze di calcolo, su tali dati ti conviene senz’altro utilizzare Excel al posto di Word. Anche nel caso delle tabelle torna molto utile lavorare tenendo visibili i segni di formattazione, facendo clic sul pulsante Mostra tutto nel gruppo Paragrafo della scheda Home. Inserire una tabella nel documento Posiziona il punto d’inserimento del testo là dove vuoi che venga aggiunta la tabella: l’angolo superiore sinistro della tabella verrà posizionato in corrispondenza del punto d’inserimento. Per inserire velocemente una tabella nel documento fai clic sul pulsante Tabella nel gruppo Tabella della scheda Inserisci: 1) Compare un riquadro suddiviso in rettangoli che rappresentano un’anteprima delle celle della tabella. 2) Trascina il puntatore del mouse a destra e in basso per selezionare il numero di righe e di colonne che vuoi creare nella tua tabella. Grazie alla funzione di anteprima automatica vedrai inserita nel documento un’anteprima della tabella che stai creando con la tua selezione, come visibile in figura 1. 3) Una volta impostato il numero di colonne e righe desiderato fai clic nel riquadro, e la tabella verrà inserita nel testo: avrà tante colonne quanti sono i rettangoli che hai selezionato in orizzontale e tante righe quanti sono i rettangoli che hai selezionato in verticale. Figura 1: usare il pulsante Tabella per inserire nel documento una tabella di tre colonne e due righe Un altro metodo per inserire una tabella nel documento è fare clic sul pulsante Tabella e selezionare l’opzione Inserisci tabella: comparirà la finestra di dialogo Tabella; puoi impostare con le frecce contatore il numero di colonne e di righe che ti servono nelle caselle Numero di colonne e Numero di righe. L’altezza delle righe è una misura standard, calcolata in base al tipo di carattere che stai usando per il testo; anche la larghezza delle colonne ha una dimensione fissa predefinita che varia in relazione al numero di colonne inserite. Per fare in modo che la larghezza delle colonne si adatti automaticamente al contenuto inserito seleziona, nella finestra di dialogo Inserisci tabella, l’opzione Adatta al contenuto. Seleziona l’opzione Adatta alla pagina nel caso in cui tu voglia salvare il file come documento per il Web e fare in modo che la tabella si adatti automaticamente alla dimensione della finestra del browser. Se desideri che il numero di colonne e di righe impostato nella finestra di dialogo Inserisci tabella venga utilizzato per creare anche le future nuove tabelle, aggiungi un segno di spunta alla casella Imposta come predefinito per le nuove tabelle. Quando hai terminato di definire le impostazioni per la nuova tabella fai clic sul pulsante OK per inserire effettivamente la tabella nel documento. La scheda Strumenti tabella Non appena aggiungi una tabella nel documento il punto d’inserimento del testo viene spostato nella prima cella della tabella. A questo punto Word ti metterà a disposizione, nella barra multifunzione, tutti gli strumenti che ti servono per lavorare con le tabelle, attraverso la nuova scheda contestuale Strumenti tabella, visibile in figura 2. Figura 2: scheda contestuale Strumenti tabella Nella scheda Strumenti tabella trovi altre due schede: - Progettazione: contiene i pulsanti per lavorare sulla struttura concettuale della tabella, sullo stile e sui bordi. - Layout: contiene i pulsanti per gestire la tabella in generale e per gestire nel dettaglio righe, colonne, celle, contenuto della tabella e relativi attributi di formattazione. Nota: quando il cursore è posizionato fuori dalla tabella, Word nasconde la scheda Strumenti tabella; per visualizzarla di nuovo devi riposizionare il cursore all’interno della tabella, e per visualizzare il contenuto delle schede Progettazione e Layout devi fare clic su di esse. Disegnare una tabella Un altro metodo per inserire una tabella nel testo è disegnarla. In questo caso non avrai un’intersezione di righe e colonne, ma una tabella inserita entro una singola cella, che funge da cornice: 1) Fai clic sul pulsante Tabella nella scheda Inserisci e seleziona l’opzione Disegna tabella: il cursore assumerà la forma di una matita. Attivi la stessa funzione anche dalla scheda Strumenti tabella/Progettazione, facendo clic sul pulsante Disegna tabella nel gruppo Disegna bordi. 2) Tenendo premuto il tasto sinistro del mouse trascina nell’area del documento il cursore a forma di matita per disegnare la cornice esterna della tabella e poi le linee che delimiteranno colonne e righe. 3) Nella barra contestuale Strumenti tabella/Progettazione trovi anche il pulsante Gomma: facendo clic su di esso il cursore assumerà la forma di una gomma, che potrai utilizzare per cancellare segmenti di bordo all’interno della tabella, semplicemente facendoci clic sopra. 4) Quando hai concluso il disegno della tabella fai nuovamente clic sul pulsante Disegna tabella per disattivare la funzione relativa, oppure premi il tasto Esc o, ancora, fai clic nella finestra del documento fuori dalla tabella. Nota: mentre utilizzi il mouse per disegnare la tabella nota che sul righello orizzontale e sul righello verticale una piccola barra ti segnala la distanza del cursore dai margini della pagina: è un utile aiuto per tenere sotto controllo le misure della tabella. Utilizzando i pulsanti Stile penna, Spessore penna e Colore penna, che trovi alla sinistra del pulsante Disegna tabella, puoi preimpostare in dettaglio lo stile del bordo che andrai a disegnare. La funzione Disegna tabella ti consente la massima libertà nell’organizzazione degli spazi nella tabella, come visibile in figura 3, tuttavia non è certo il metodo più veloce per inserire tabelle nel documento. Figura 3: una tabella disegnata con la funzione Disegna tabella Inserire del testo prima di una tabella Se la tabella si trova in corrispondenza della prima riga della prima pagina potresti trovare un po’ complicato inserire del contenuto prima della tabella, e in effetti l’operazione non è intuitiva. In realtà per ovviare al problema ricorda che è sufficiente procedere come segue: 1) Posiziona il punto d’inserimento nella prima cella in alto a sinistra, nella prima riga della tabella; se nella cella c’è del testo posiziona il punto d’inserimento immediatamente alla sinistra del testo. 2) Premi Invio e digita il testo. Nota: ricorda che, una volta che hai fatto precedere la tabella da un paragrafo di testo, se ripeterai i due passaggi appena visti andrai a inserire un paragrafo all’interno della cella. Inserire dati e spostarsi nella tabella Per cominciare a inserire dati nella tabella posiziona il punto d’inserimento nella prima cella e digita il testo. Premendo il tasto Invio manderai a capo il testo all’interno della cella in cui si trova il punto d’inserimento, non ti sposterai nella cella successiva. Per spostarti tra le cella di una stessa riga procedi come segue: - Per spostarti nella cella successiva a quella in cui si trova il punto d’inserimento premi il tasto Tab. - Per spostarti nella cella che precede quella in cui si trova il punto d’inserimento premi la combinazione di tasti Maiusc+Tab. Per spostarti all’interno della tabella puoi utilizzare anche i tasti freccia e le combinazioni di tasti riportate nella tabella 1, oppure posizionare il cursore con il mouse in ciascuna delle celle in cui vuoi scrivere. Tabella 1: combinazioni di tasti per spostarsi nella tabella Ordinare i dati nella tabella Una volta inseriti i dati nella tabella, se hai bisogno di ordinarli in qualche modo Word ti rende il compito semplice, evitandoti un macchinoso copia e incolla. Seleziona la tabella e fai clic sul pulsante Ordina nella scheda Strumenti tabella/Layout. Si aprirà la finestra di dialogo Ordina. Nella finestra di dialogo Ordina puoi specificare quale colonna della tabella deve essere presa come base per l'ordinamento, crescente o decrescente, dei dati, e che tipo di dati sono contenuti nella tabella. Se la tabella ha una riga d'intestazione esplicitalo selezionando l'opzione L'elenco ha una riga d'intestazione, e la prima riga della tabella verrà esclusa dalla procedura di ordinamento dei dati. Una volta impostati i criteri per l'ordinamento dei dati fai clic sul pulsante OK. La figura 4 mostra una tabella in cui i dati sono stati ordinati, in modo crescente, sulla base della prima colonna, che contiene dati testuali. La prima riga della tabella, essendo un'intestazione, è rimasta invariata. Figura 4: ordinare i dati in una tabella con la funzione Ordina Modificare la tabella Una volta arrivato a inserire dati nell'ultima cella della tabella noterai che a un'ulteriore pressione del tasto Tab corrisponde l'aggiunta di una nuova riga vuota sotto quella in cui ti trovi. In qualsiasi momento puoi aggiungere altre righe, altre colonne e altre celle, anche nel mezzo della tabella, dalla scheda Strumenti tabella/ Layout. Nota: Ricorda che le opzioni principali di formattazione della tabella sono raggiungibili anche dal menu contestuale che ti viene proposto quando fai clic col pulsante destro del mouse all'interno di una tabella. Aggiungere righe e colonne Posiziona il punto d'inserimento là dove vuoi aggiungere dello spazio nella tabella e spostati nella scheda Strumenti tabella/Layout. Nel gruppo Righe e colonne fai clic sul pulsante che fa al caso tuo: - I pulsanti Inserisci sotto e Inserisci sopra aggiungono delle righe sotto o sopra la riga in cui si trova il punto d'inserimento. - I pulsanti Inserisci a sinistra e Inserisci a destra aggiungono delle colonne alla sinistra o alla destra della colonna in cui si trova in punto d'inserimento. Nota: Se selezioni un certo numero di righe o di colonne e poi fai clic su uno di questi pulsanti verranno inseriti un numero corrispondente di nuove righe o di nuove colonne nella posizione indicata dai pulsanti. Per modificare lo spazio nella tabella puoi anche unire in una sola cella due o più celle selezionate, o ricavare nello spazio di una sola cella più celle, e addirittura più colonne e righe, attraverso l'opzione Unisci celle e Dividi celle. Trovi i pulsanti Unisci celle e Dividi celle nella scheda Strumenti tabella/ Layout, nel gruppo Unione. Puoi anche dividere in più parti una tabella utilizzando il pulsante Dividi tabella: la riga in cui si trova il punto d'inserimento diventerà la prima riga di una nuova tabella. Selezionare la tabella o parti di essa I contenuti e la struttura della tabella possono essere modificati, spostati e cancellati come qualsiasi altro oggetto del documento. Per poter effettuare le modifiche sulle varie parti della tabella, come ormai immaginerai, devi prima selezionarle; la tabella 2 ti spiega come fare: Tabella 2: metodi per selezionare la tabella o parti di essa Per effettuare la selezione di elementi della tabella puoi anche utilizzare il pulsante Seleziona nel gruppo Tabella della scheda Strumenti tabella/Layout: fai clic sull'opzione Seleziona cella, Seleziona riga, Seleziona colonna o Seleziona tabella a seconda di quello che devi fare. Tieni presente che il punto di partenza per la selezione è la cella in cui si trova il punto d'inserimento del testo. Cancellare la tabella o parti di essa Una volta effettuata una selezione sulla tabella puoi cancellarne: 1) I contenuti premendo il tasto Canc 2) I contenuti e la struttura premendo il tasto Backspace In alternativa per cancellare contenuti e struttura di una selezione puoi utilizzare il pulsante Elimina nel gruppo Righe e colonne della scheda Strumenti tabella/Layout: fai clic sul pulsante e poi sull'opzione Elimina celle, Elimina righe, Elimina colonne o Elimina tabella a seconda di quello che devi fare. Selezionando tutta la tabella puoi anche spostarla all'interno del documento in modo molto veloce e semplice, per trascinamento: aggancia con il mouse il cursore con la forma di due frecce incrociate che compare in corrispondenza dell'angolo superiore sinistro e spostalo dove desideri. Una volta che avrai rilasciato il mouse la tabella verrà inserita nel documento nella nuova posizione. Formattare la tabella Il testo contenuto nella tabella può essere formattato, dopo essere stato selezionato, come faresti nel resto del documento. Puoi anche impostare un allineamento verticale del contenuto delle celle rispetto ai loro bordi Ridimensionare la tabella o parti di essa Puoi modificare le dimensioni complessive della tabella spostando il cursore in corrispondenza dell'angolo inferiore destro della tabella: quando il cursore assume la forma di una freccia con due punte aggancia l'angolo e trascinalo col mouse per restringere o allargare, allungare o accorciare la tabella. Utilizzando il mouse puoi anche modificare la larghezza delle colonne e l'altezza delle righe. Assicurati che non ci siano celle selezionate e porta il cursore sul bordo che separa due colonne o due righe qualsiasi nella tabella: il cursore prenderà la forma di una barretta doppia con due punte di freccia e potrai trascinare il bordo nella posizione desiderata tenendolo agganciato con il mouse. Nota: Per modificare la larghezza delle colonne o delle righe puoi usare anche i marcatori di limitazione di colonne e di righe che compaiono sul righello orizzontale e verticale Puoi modificare larghezza delle colonne e altezza delle righe anche dalla finestra di dialogo Proprietà tabella, che raggiungi facendo clic sul pulsante Proprietà nel gruppo Tabella della scheda Strumenti tabella/Layout. Assicurati sempre che il punto d'inserimento sia posizionato nella colonna o nella riga che intendi modificare. Per ridimensionare la larghezza di una colonna dalla finestra di dialogo Proprietà tabella spostati nella scheda Colonna e usa le frecce contatore della casella Larghezza preferita (che deve essere selezionata) per impostare una nuova misura. Puoi cambiare anche la larghezza delle colonne adiacenti facendo clic sui pulsanti Colonna precedente o Colonna successiva Conferma le modifiche impostate facendo clic sul pulsante OK. Righe e celle si ridimensionano nello stesso modo, dalle schede Riga e Cella. Nella scheda Tabella, invece, puoi impostare l'allineamento della tabella rispetto al testo, selezionandone l'anteprima con un clic del mouse. Un altro metodo molto comodo per modificare le dimensioni di celle, colonne e righe è utilizzare i pulsanti nel gruppo Dimensioni cella della scheda Strumenti tabella/Layout. I due pulsanti Distribuisci righe e Distribuisci colonne, sul lato destro del gruppo, fanno in modo di uniformare la larghezza delle celle o delle colonne selezionate, come visibile in f igura 5. Figura 5: i pulsanti del gruppo Dimensioni cella Formattare i bordi della tabella e aggiungere uno sfondo Tutte le tabelle per impostazione predefinita hanno un bordo a linea continua, nera, dello spessore di mezzo punto, che delimita lo spazio delle celle. Se vuoi formattare diversamente il bordo della tabella procedi come segue: 1) Come prima cosa seleziona l'intera tabella (o le celle delle quali vuoi formattare i bordi). 2) Spostati nella scheda Strumenti tabella/Progettazione e fai clic sul pulsante Bordi o sul pulsante Sfondo nel gruppo Stili tabella: utilizzando le anteprime che ti vengono mostrate puoi formattare bordi e sfondo della tabella; nel caso delle tabelle puoi utilizzare in modo pertinente tutte le opzioni del pulsante Bordi Se desideri eliminare del tutto il bordo della tabella pur mantenendo la disposizione ordinata del testo nella pagina, che viene appunto garantita dall'utilizzo della tabella, dalle opzioni del pulsante Bordi seleziona l'opzione Nessun bordo. Una volta che hai eliminato il bordo puoi mantenere visibile una traccia dei bordi delle celle facendo clic sul pulsante Visualizza griglia nel gruppo Tabella della scheda Strumenti tabella/Layout: rimarrà visibile nel documento la griglia della tabella (che, se stampassi il documento, non verrebbe stampata).Per nascondere la griglia dalla visualizzazione fai nuovamente clic sul pulsante Visualizza griglia. Formattare velocemente le tabelle Come per gli altri elementi del documento, anche per le tabelle Word ti mette a disposizione una ricca galleria di stili preimpostati. Trovi la galleria di stili per le tabelle nella scheda Strumenti tabella/Progettazione, nel gruppo Stili tabella, come visibile in figura 6. Figura 6: anteprime degli stili tabella Puoi far scorrere le anteprime presenti nella galleria esattamente come hai imparato a fare per gli stili di paragrafo e di carattere, utilizzando le frecce che trovi a destra del riquadro delle anteprime. Anche in questo caso, grazie alla funzione di anteprima automatica, passando con il mouse sopra le anteprime vedrai di volta in volta lo stile corrispondente applicato alla tabella in cui si trova il punto d'inserimento del testo. Le caratteristiche di formattazione degli stili presenti nella galleria variano a seconda delle opzioni selezionate nel gruppo Opzioni stile tabella. Tabelle veloci Per rendere ancora più veloce la creazione di tabelle d'effetto Word ti mette a disposizione una raccolta di tipi standard (calendari e matrici, per esempio) di tabelle predefinite. Per inserire nel testo una tabella veloce (ed eventualmente modificarla) fai clic sul pulsante Tabella nella scheda Inserisci e seleziona l'opzione Tabelle veloci: comparirà una galleria di anteprime, visibile in figura 7; come sempre per sceglierne una e inserirla nel documento ti basterà farci clic sopra col mouse. Figura 7: anteprime di tabelle veloci Eseguire calcoli nelle tabelle Con Word puoi utilizzare le tabelle anche come griglie all'interno delle quali eseguire calcoli elementari. Puoi, per esempio, sommare i numeri contenuti nelle celle di una colonna; segui le istruzioni: 1) Posiziona il cursore nella cella che conclude la colonna 2) Fai clic sul pulsante Formula che trovi nel gruppo Dati della scheda contestuale Strumenti tabella/Layout 3) Si aprirà la finestra di dialogo Formula, nella quale puoi impostare la formula da utilizzare per eseguire i calcoli che ti servono. Per eseguire una somma la funzione da utilizzare è = SUM() 4) Tra parentesi devi indicare in che posizione si trovano i dati da sommare rispetto alla cella nella quale esegui la somma; se le celle da considerare si trovano sopra la cella della somma la formula completa sarà = SUM(ABOVE) 5) Non appena avrai confermato la formula facendo clic su OK nella finestra di dialogo Formula, vedrai il calcolo eseguito nella cella della somma Nella figura 8 vedi un esempio di tabella in cui sono impostati dei calcoli: a) Nella cella dA vedi il risultato della somma della colonna (sono sommati i numeri che si trovano nelle celle sopra la cella della formula). b) Nella cella aC vedi il risultato del prodotto della riga (sono moltiplicati i numeri che si trovano nelle celle a sinistra della cella della formula). Figura 8: esempio di tabella nella quale sono impostati dei calcoli attraverso la finestra di dialogo Formula Trovi le funzioni disponibili nella casella di riepilogo Incolla funzione della finestra di dialogo Formula Nota: Il risultato delle formule inserite in questo modo nel documento non si ricalcola in tempo reale quando aggiungi dei numeri nella tabella! Per aggiornare i risultati devi fare clic nella casella della formula e premere il tasto F9 Inserire tabelle di Excel Se hai bisogno di eseguire calcoli più complessi lo strumento più appropriato da usare Non è certo Word, ma Excel. In Office 2010 sono state potenziate, rispetto a Office 2003, le possibilità di interazione tra i programmi del pacchetto, al punto che puoi creare una tabella di Excel direttamente in Word. Potrai anche agevolmente riutilizzare le tue tabelle di calcolo già create in Excel, o anche solo una selezione di celle copiata da un foglio di calcolo di Excel Nota: Ovviamente per poter compiere queste operazioni è indispensabile che Excel sia installato sul tuo computer Creare una tabella di Excel in Word Per creare una tabella di Excel direttamente in Word posiziona il punto d'inserimento là dove vuoi inserire la tabella e segui le istruzioni. Fai clic sul pulsante Tabella nel gruppo Tabelle della scheda Inserisci. Seleziona l'opzione Foglio di lavoro Excel. All'interno della pagina di Word verrà inserito un foglio di lavoro di Excel, e l'interfaccia di Word verrà sostituita da quella di Excel, visibile in figura 9 Una volta impostato il tuo foglio di lavoro fai clic in un punto qualsiasi del documento di Word, al di fuori della tabella di Excel; vedrai ricomparire la barra multifunzione di Word Per tornare a modificare il foglio di lavoro fai doppio clic all'interno di esso Figura 9: un foglio di lavoro di Excel aper to direttamente in Word Il foglio di lavoro che hai appena creato viene inserito in Word come oggetto incorporato Incorporare un foglio di calcolo o una selezione di celle Se hai già a disposizione il foglio di calcolo che vuoi inserire nel documento di Word non hai bisogno di riprodurlo da zero utilizzando il metodo che abbiamo appena visto: ti basterà incorporarlo in Word seguendo queste istruzioni: 1) Apri il file Excel in cui c'è il foglio di calcolo che vuoi copiare in Word. In Word posiziona il punto d'inserimento del testo là dove vuoi che venga inserito il foglio di calcolo 2) Dal file di Excel seleziona il foglio di lavoro che vuoi copiare, o l'intervallo di celle che vuoi includere in Word, ed esegui il comando Copia 3) Spostati in Word e fai clic sulla piccola freccia nera che trovi sotto il pulsante Incolla nella scheda Home, e seleziona l'opzione Incolla speciale 4) Nella finestra di dialogo Incolla speciale, visibile in figura 10, seleziona l'opzione Incolla, e dalla casella di riepilogo Come seleziona l'opzione Foglio di lavoro Microsoft Excel Oggetto 5) Fai clic su OK: il foglio di calcolo o la selezione di dati Excel incollati verranno inseriti nel documento di Word come oggetto incorporato Figura 10: la finestra di dialogo Incolla speciale Nota: Un oggetto incorporato in Word da un'altra sorgente di dati perde qualsiasi collegamento con il file di origine: le modifiche all'oggetto incorporato vanno fatte direttamente in Word, e non hanno alcun effetto sulla sorgente dell'oggetto Se stai incollando una selezione di celle, al passaggio 3 puoi anche scegliere di incollare direttamente i dati nel documento di Word: premi la combinazione di tasti Ctrl+V o fai clic direttamente sul pulsante Incolla, e poi scegli una delle seguenti azioni facendo clic sul pulsante Incolla che comparirà immediatamente sotto i dati incollati, come visibile in figura 11 Figura 11: opzioni Incolla per una selezione di celle copiata da Excel a) Mantieni formattazione originale: o Usa stili di destinazione incolla i dati di Excel come tabella di Word b) Collega e mantieni formattazione: o Collega e usa stili di destinazione incolla i dati di Excel mantenendo un collegamento al file originale; quando il file in Excel viene aggiornato si aggiornano anche i dati copiati in Word c) Mantieni solo il testo: crea in Word un paragrafo per ogni riga di Excel, in cui i dati di ciascuna cella sono separati da una tabulazione d) Immagine: inserisce nel documento un'immagine dei dati copiati Una volta incorporato il foglio di lavoro di Excel o la selezione di dati, puoi modificare il contenuto del foglio di calcolo direttamente da Word; le modifiche non avranno alcun effetto sul file originale in Excel. 1) Fai doppio clic sulla tabella, o fai clic all'interno di essa con il tasto destro del mouse e seleziona dal menu contestuale che ti verrà mostrato l'opzione Oggetto foglio di Lavoro/Modifica. 2) Il foglio di lavoro si aprirà in Word e ti verrà messa a disposizione l'interfaccia di lavoro di Excel per operare le modifiche necessarie. 3) Fai nuovamente clic in un punto qualsiasi del documento fuori dal foglio di calcolo per confermare le modifiche Collegare un foglio di calcolo Se al momento di inserire il foglio di calcolo in Word dalla finestra di dialogo Incolla speciale selezioni l'opzione Incolla collegamento, anziché l'opzione Incolla, inserirai nel documento di Word il contenuto del foglio di calcolo di Excel, mantenendo però un collegamento col file originale. Nota: Un oggetto collegato è un oggetto che mantiene un legame di dipendenza con il file di origine. Quando il file di origine viene aggiornato vengono aggiornati automaticamente anche i dati collegati nel file di destinazione Nel caso di un foglio di Excel inserito in un documento di Word tramite un collegamento, quando apporti delle modifiche ai dati nel file Excel che è stato collegato tali modifiche verranno riportate automaticamente nel documento di Word. In questo caso facendo doppio clic nella tabella inserita nel documento con i dati del foglio di Excel non si aprirà l'interfaccia di Excel all'interno del documento di Word, ma aprirai direttamente il foglio di calcolo collegato, avviando Excel Interrompere il collegamento Quando apri un documento che contiene oggetti collegati, Word ti chiede se deve aggiornare il documento con i dati dei file collegati. Se vuoi evitare questo comportamento quando ormai non serve più che nel documento ci siano collegamenti con il file di origine dei dati devi interrompere il collegamento; segui le istruzioni: 1) Fai clic col tasto destro del mouse nella tabella e dal menu contestuale che ti viene proposto seleziona l'opzione Oggetto collegato Foglio di lavoro/Collegamenti. 2) Nella finestra di dialogo Collegamenti, che verrà aperta, visibile in figura 12, vedi selezionati i nomi dei file con cui esiste un collegamento nel documento attivo. 3) Per eliminare un collegamento con i file selezionati fai clic sul pulsante Interrompi collegamento. I dati che prima erano inseriti come collegamento verranno ora convertiti in immagine. Figura 12: finestra di dialogo Collegamenti Gli SmartArt sono uno strumento per inserire grafica dall’aspetto professionale. Combinandoli con i Temi, pot rete facilmente modificare l’aspetto di tutte le grafiche del vostro file, ottenendo dei documenti gradevoli e ben fatti. In questo articolo scopriremo insieme come usarli Ritorna all'indice 3.02 - Come allineare il testo in posizioni fisse PROSSIMAMETE ONLINE Ritorna all'indice 3.03 - Come creare una tabella PROSSIMAMETE ONLINE Ritorna all'indice 3.04 - Come modificare una tabella PROSSIMAMETE ONLINE Ritorna all'indice 3.05 - Come inserire formule e funzioni PROSSIMAMETE ONLINE Ritorna all'indice 4.01 - Come inserire immagini dal computer o da internet PROSSIMAMETE ONLINE Ritorna all'indice 4.02 - Come ritoccare le immagini PROSSIMAMETE ONLINE Ritorna all'indice 4.03 - Come disegnare forme PROSSIMAMETE ONLINE Ritorna all'indice 4.04 - Come creare un organigramma PROSSIMAMETE ONLINE Ritorna all'indice 4.05 - Come creare un istogramma PROSSIMAMETE ONLINE Ritorna all'indice 4.06 - Come creare un grafico a torta PROSSIMAMETE ONLINE Ritorna all'indice 4.07 - Come inserire una casella di testo PROSSIMAMETE ONLINE Ritorna all'indice 4.08 - Come inserire un video online PROSSIMAMETE ONLINE Ritorna all'indice 5.01 - Come creare un link PROSSIMAMETE ONLINE Ritorna all'indice 5.02- Come inserire i segnalibri PROSSIMAMETE ONLINE Ritorna all'indice 5.03 - Come funzionano i riferimenti incrociati PROSSIMAMETE ONLINE Ritorna all'indice 5.04 - Come creare un sommario automatico PROSSIMAMETE ONLINE Ritorna all'indice 5.05 - Come inserire una bibliografia PROSSIMAMETE ONLINE Ritorna all'indice 5.06 - Come inserire un indice delle figure PROSSIMAMETE ONLINE Ritorna all'indice 6.01 - Come correggere automaticamente gli errori di ortografia PROSSIMAMETE ONLINE Ritorna all'indice 6.02 - Cos'è il Thesaurus PROSSIMAMETE ONLINE Ritorna all'indice 6.03 - Come inserire commenti PROSSIMAMETE ONLINE Ritorna all'indice 6.04 - Come funzionano le revisioni PROSSIMAMETE ONLINE Ritorna all'indice 6.05 - Come confrontare o combinare versioni diverse di un documento PROSSIMAMETE ONLINE Ritorna all'indice 6.06 - Come proteggere un documento PROSSIMAMETE ONLINE Ritorna all'indice 7.01 - Stampa Unione Con la funzione Stampa unione di Word 2010 puoi inviare documenti personalizzati a gruppi di destinatari. In questa guida pratica ci occuperemo della possibilità di gestire stampe multiple di lettere, così come invii di email, da recapitare a più destinatari. Vedremo anche come stampare gli indirizzi sulle buste e le etichette. La stampa unione La Stampa unione consente di personalizzare con il nome, il cognome, l'indirizzo e altri dati i documenti e le buste per l'invio a più destinatari. Basterà avere un database con i dati che ci interessano e un documento template con delle apposite etichette. Per questo tipo di operazione abbiamo bisogno di completare cinque passaggi: 1) creare una sorgente di dati con i nomi e gli indirizzi dei destinatari della nostra lettera: questo passaggio può essere saltato se già si dispone di una sorgente di dati; 2) creare il documento che deve essere stampato; 3) indicare quale sorgente dati si vuole utilizzare; 4) inserire nel documento i segnaposto per i dati da prendere dalla sorgente dati; 5) creare il documento finito (o anche solo le stampe) in cui sono inseriti i dati provenienti dalla sorgente. Nei paragrafi che seguono mostreremo come completare tutte queste operazioni. Per ora anticipiamo che tutti i controlli necessari per gestire la stampa unione si trovano nella scheda. Lettere della barra multifunzione, come visibile in figura 1. In questo articolo faremo sempre riferimento a questa scheda a meno che non si indichi espressamente qualcosa di diverso. Creare un archivio di indirizzi Per la stampa, potete utilizzare diverse sorgenti di dati: database di diverso formato, la rubrica di Outlook, un foglio elettronico, un file di testo, la rubrica di sistema di Windows… Se non disponete di un elenco già pronto, Word vi permette anche di creare un'origine dati in formato Access 97-2003 (.mbd) dall'interno di Word stesso, il tutto con una semplice creazione guidata. Una volta creata, questa origine dei dati può essere usata in altri file e gestita come un'origine dati esistente. Per prima cosa spiegheremo come creare questa origine dei dati all'interno di Word. Più sotto, vi spiegheremo come utilizzare un'origine dati esistente. Portatevi alla scheda Lettere\gruppo Inizia stampa unione\pulsante Seleziona destinatari. Dal relativo menu', scegliete Crea un nuovo elenco. Word visualizzerà la finestra Nuovo elenco indirizzi, come visibile in figura 2. Figura 2: la finestra Nuovo elenco indirizzi Potete cominciare a riempire la finestra con i dati del primo contatto. Per crearne uno nuovo premete il pulsante Nuova voce. Se volete personalizzare le voci disponibili, cambiandone l'ordine o creandone di nuove, premete il pulsante Personalizza colonne. Word visualizzerà la finestra Personalizza elenco indirizzi, visibile in figura 3. Figura 3: la finestra Personalizza elenco indirizzi Utilizzando i comandi della finestra potete aggiungere, eliminare e spostare le diverse voci. Premete OK per concludere e tornare alla finestra Nuovo elenco indirizzi, già vista in figura 2. Terminate di inserire tutti i vostri contatti, poi premete il pulsante Chiudi. Word vi chiede di salvare la sorgente dati, come visibile in figura 4. In base all'impostazione predefinita, Word vi propone di salvare l'elenco nella cartella: C:\Documents and Settings\Nome Utente\Documenti\Origini dati utente o, se usate Windows 7: C:\Users\Nome Utente\Documents\Origini dati utente Può essere utile lasciare i dati in questa posizione, perché questa è anche la cartella predefinita in cui verranno cercate le origini dati. Se in seguito si deciderà di utilizzare lo stesso elenco indirizzi per un'altra stampa unione, non sarà necessario scorrere tutti i file e le cartelle per individuare la sorgente dati. Figura 4: salvare l'origine dei dati Creare il documento da stampare in più copie Ora dobbiamo creare il documento da stampare in più copie e indicare a Word di che tipo di documento si tratta. Per farlo, nel gruppo Inizia stampa unione\pulsante Inizia stampa unione. Dal relativo menu, visibile in figura 5, scegliete il tipo di documento che volete creare. Figura 5: il menu del pulsante Inizia stampa unione Come vedete, avete varie possibilità. Per ora ci occupiamo delle lettere (più sotto parleremo di buste ed etichette); quindi selezionate questa opzione e cominciate a scrivere il testo della lettera da spedire in più copie. Nota: se volete usare per la stampa unione un documento basato su un modello, prima di avviare la procedura della stampa unione create il nuovo documento, poi proseguite come abbiamo spiegato. Ovviamente, non sarà necessario scrivere il contenuto del documento. Selezionare l'origine dei dati da utilizzare Sia che abbiate creato l'elenco degli indirizzi come abbiamo spiegato sopra, sia che vogliate usarne uno esistente, occorre indicare a Word quale elenco volete utilizzare. Sempre nel gruppo Inizia stampa unione, premete di nuovo il pulsante Seleziona destinatari. Dal relativo menu, questa volta, scegliete Usa elenco esistente o Seleziona dai contatti di Outlook. Nel primo caso, vi sarà chiesto di selezionare il file degli indirizzi. In base all'impostazione predefinita, Word vi propone di salvare l'elenco nella cartella: C:\Documents and Settings\Nome Utente\Documenti\Origini dati utente utente o, se usate Windows 7: C:\Users\Nome Utente\Documents\Origini dati utente in cui prima vi ha proposto di salvare l'origine dei dati creata all'interno di Word. Voi portatevi alla cartella che vi occorre. Nel secondo caso, vi sarà chiesto quale cartella di contatti importare, come visibile in figura 6. Figura 6: scegliere quali contatti importare Molto probabilmente, come nel caso della figura 6, disponete di un solo elenco di contatti. Selezionatelo per proseguire. Altrimenti selezionate l'elenco che vi occorre e proseguite. Ora Word vi chiederà di effettuare una selezione sui contatti di Outlook, come visibile in figura 7. Figura 7: selezionare i contatti Questa selezione dei destinatari può essere effettuata anche se avete scelto di usare un elenco che non deriva da Outlook, ma da un file indipendente. Il tutto avviene in una finestra identica a quella della figura 7, anche se Word non la apre automaticamente come in questo caso. Per aprirla, nel gruppo Inizia stampa unione, fate clic sul pulsante Modifica elenco destinatari. Una volta effettuate le selezioni (ovviamente non è obbligatorio operare una selezione, potete scegliere di stampare la vostra lettera per tutti gli indirizzi del file o dei contatti di Outlook), chiudete la finestra Destinatari stampa unione. Inserire nel documento i segnaposto per i dati Quando avete selezionato i destinatari delle vostre lettere, Word attiva i pulsanti del gruppo Inserisci campi della scheda Lettere della barra multifunzione. Con questi pulsanti potrete inserire i segnaposto (chiamati Campi unione), che saranno sostituiti dai dati ricavati dalla sorgente che avete selezionato. Con alcuni pulsanti (Blocco di indirizzi, Formula di apertura…) Word vi propone alcune soluzioni predefinite, che potete utilizzare a vostro piacimento, per la disposizione dei campi della sorgente dati nella vostra lettera. Queste soluzioni preimpostate già contengono i segnaposto per i dati dei destinatari. Questo funziona, purché i vostri dati di origine siano organizzati in campi con nomi standard (cognome, nome, indirizzo…) che Word può riconoscere. Se così non fosse, occorre stabilire una corrispondenza fra i nomi dei campi di Word e i nomi dei campi del vostro file. Per fare questo, sempre nel gruppo Inserisci campi, premete il pulsante Corrispondenza campi. Word aprirà la finestra Corrispondenza campi, visibile in figura 8. Figura 8: la finestra Corrispondenza campi Sulla sinistra trovate l'elenco di tutti i campi predefiniti di Word. Dagli elenchi di destra selezionate, campo per campo, a quale campo della vostra origine ogni campo di sinistra corrisponde. Se non c'è corrispondenza, scegliete la voce Nessuna corrispondenza. Se volete evitare di usare una soluzione preimpostata, per avere più controllo sulla disposizione dei campi, potete selezionare manualmente i campi da inserire e disporli come preferite. In questo caso, premete il pulsante Inserisci campo unione. Nel suo menu, che potete vedere in figura 9, trovate l'elenco dei campi presenti nel file con gli indirizzi che potete utilizzare. Figura 9: il menu del pulsante Inserisci campo unione Selezionate il primo campo che volete inserire, poi ripetete la procedura per inserire tutti i campi che desiderate. I campi che avete selezionato sono stati inseriti nella vostra lettera. Separateli con uno spazio e, se necessario, disponeteli su più righe e formattateli opportunamente, come nell'esempio visibile in figura 10. Figura 10: i campi inseriti nella lettera Completare l'unione: creare i documenti uniti o le stampe Comunque abbiate inserito i campi unione (segnaposto) nel documento, è ora di sostituirli con i dati provenienti dalla vostra origine. Nel gruppo Fine, premete il pulsante Finalizza e unisci. Nel relativo menu, visibile in figura 11, trovate tutte le opzioni necessarie. Figura 11: il menu del pulsante Finalizza e unisci Avete tre possibilità: 1) Se scegliete Modifica singoli documenti, Word vi chiederà se volete creare un nuovo documento con tutti i dati o solo una parte di essi (in questo caso dovete indicare il numero del primo e dell'ultimo documento da stampare), poi creerà un nuovo documento con tutte le vostre lettere. Fra una lettera e l'altra Word inserisce un'interruzione di sezione. Se volete, potete salvare il nuovo documento. 2) Se invece scegliete Stampa documenti, Word vi chiederà se volete stampare tutti i dati o solo una parte (in questo caso dovete indicare il numero del primo e dell'ultimo documento da stampare), poi concluderà la procedura stampando le vostre lettere. 3) Se scegliete Invia messaggi, le vostre lettere verranno inviate via e-mail. Oltre a chiedervi, come negli altri casi, se volete inviare l'e-mail a tutti i destinatari o solo ad alcuni, Word vi chiederà di specificare il formato da utilizzare per l'e-mail (Word vi propone il formato HTML, con il quale nell'e-mail conservate parte della formattazione del documento originale, ma voi potete scegliere di usare il formato testo o di inserire il documento nel messaggio di posta elettronica come allegato) e l'oggetto dell'e-mail stessa, come visibile in figura 12. Figura 12: definire le opzioni per inviare il documento via e-mail Questa fase di finalizzazione non deve necessariamente avvenire appena dopo l'aggiunta dei campi unione. Infatti, il documento che contiene i campi può essere salvato per riutilizzarlo in un secondo momento. Le buste Abbiamo già accennato al fatto che è possibile creare la stampa unione, non solo con le lettere, ma anche con altri tipi di documento, per esempio le buste. Semplicemente, nel secondo momento della creazione della stampa unione, dovete scegliere Buste come tipo di documento. Word visualizzerà la finestra Opzioni busta, visibili in figura 13. Figura 13: la finestra Opzioni busta Dall'elenco a discesa Formato busta, scegliete la misura della busta su cui dovete stampare. I formati più comuni sono: - DL (22 cm x 11 cm), si usa per inserire fogli A4 ripiegati in tre sul lato più lungo; - C6 (16,2 cm x 11,4 cm), si usa per foto, biglietti d'auguri… (fogli A4 piegati in quattro). In ogni caso potete misurare la busta o leggere il nome del formato sulla confezione. Con i pulsanti Carattere, nelle sezioni Indirizzo destinatario e Indirizzo mittente, scegliete la formattazione degli indirizzi che stamperete. Quando avete finito, premete il pulsante OK. Ora il vostro documento ha l'aspetto di una busta, come visibile in figura 14. Figura 14: il documento è diventato una busta Usate il riquadro centrale per inserire i campi unione con i dati del destinatario. Eventualmente, fate clic in alto a destra nella busta (fuori dal riquadro) per inserire nome e indirizzo del mittente. Completate la stampa unione come abbiamo visto per le lettere. Con Word potete creare delle buste singole da allegare a un documento anche senza usare la stampa unione. Aprite il documento a cui dovete allegare la busta. Poi, sempre nella scheda Lettere, nel gruppo Crea, premete il pulsante Buste. Word visualizzerà la finestra Buste ed etichette, visibile in figura 15 Figura 15: la finestra Buste ed etichette Nella casella Indirizzo destinatario digitate l'indirizzo del destinatario. Se premete l'icona a forma di busta posta accanto, potrete selezionare l'indirizzo dalla rubrica di Outlook. Nella casella Indirizzo mittente digitate l'indirizzo del mittente. Word ve lo propone automaticamente ricavandolo dai dati che avete fornito quando avete installato Office. Se preferite, potete modificarlo od ometterlo. Se volete cambiare l'indirizzo predefinito, quando tornate alla finestra principale di Word, portatevi alla scheda File, quindi premete il pulsante Opzioni. Nella finestra Opzioni di Word, portatevi alla scheda Opzioni avanzate e digitate il vostro indirizzo nella casella Indirizzo postale (per trovare questa casella occorre scorrere la scheda fino in fondo). Per scegliere il formato della busta e visualizzare la finestra Opzioni busta, premete il pulsante Opzioni. Compilate la finestra come abbiamo spiegato per le buste della stampa unione, poi tornate alla finestra Buste ed etichette, che abbiamo visto in figura 15. Premete il pulsante Aggiungi al documento per allegare la busta al documento corrente. Se invece volete stampare la busta, premete il pulsante Stampa. Stampare etichette per le buste Oltre a creare lettere e buste, con gli strumenti di stampa che abbiamo analizzato nel corso di questo articolo, potete creare delle etichette. Le etichette vi potrebbero servire per stampare gli indirizzi che saranno poi incollati su buste di dimensioni troppo grandi per entrare nella stampante o su pacchi. Potete ricavare gli indirizzi da una fonte dati esterna e scriverli sulle etichette grazie alla stampa unione. Word conosce le dimensioni dei principali tipi di etichette in commercio, proprio come per le buste. Potete leggere il modello dell'etichetta sulla confezione. Nel secondo momento della procedura per la stampa unione, scegliete Etichette come tipo di documento. Word vi mostrerà la finestra Opzioni etichette, visibile in figura 16. Figura 16: la finestra Opzioni Etichette Scegliete la marca e il modello delle etichette che volete creare, poi chiudete questa finestra e concludete la stampa unione come avete imparato sopra. Come per le buste, Word vi permette di creare etichette indipendentemente dalla stampa unione. Basta premere il pulsante Etichette, nel gruppo Crea della scheda Lettere. Ritorna all'indice 7.02 - Come creare velocemente una carta intestata PROSSIMAMETE ONLINE Ritorna all'indice 7.03 - Come impostare e impaginare una tesi di laurea PROSSIMAMETE ONLINE Ritorna all'indice 7.04 - Come realizzare un volantino pubblicitario PROSSIMAMETE ONLINE Ritorna all'indice 7.05 - Come creare un report con grafici e tabelle PROSSIMAMETE ONLINE Ritorna all'indice 7.06 - Come correggere un documento di un dipendente/collaboratore PROSSIMAMETE ONLINE Ritorna all'indice 7.07 - Come creare una lettera di sollecito per ogni cliente registrato in un foglio Excel PROSSIMAMETE ONLINE Ritorna all'indice 8.01 - Cos'è una macro PROSSIMAMETE ONLINE Ritorna all'indice 8.02 - Come assegnare una macro a un pulsante personalizzato PROSSIMAMETE ONLINE Ritorna all'indice 8.03 - Come modificare una macro PROSSIMAMETE ONLINE Ritorna all'indice 8.04 - Come inserire caselle di controllo, menu a tendina e altri controlli PROSSIMAMETE ONLINE Ritorna all'indice 9.01 - Sommari, indici e riferimenti incrociati Il sommario Si tratta di un elemento che in genere si colloca all'inizio del documento e ne riassume il contenuto, presentando i titoli dei capitoli e dei sottocapitoli con l'indicazione della pagina in cui si trovano. L'inserimento di un sommario aiuta il lettore a orientarsi nel testo, a farsi un'idea di ciò che lo aspetta. È consigliabile inserirlo sempre anche quando i documenti non sono lunghissimi, ma sono composti di tante parti distinte. Se avete usato nella costruzione del vostro documento gli stili Titolo di Word, creare un sommario sarà un'operazione rapidissima. Mentre preparate il documento dovete fare in modo che i capitoli o i paragrafi che volete includere nel sommario abbiano un titolo a cui è applicato uno stile Titolo da 1 a 9. La gerarchia dei titoli sarà riproposta nel sommario. Fate clic nel punto in cui volete che compaia il sommario, poi portatevi alla scheda Riferimenti. Nel gruppo Sommario, fate clic sul pulsante Sommario. Potete scegliere lo stile per il vostro sommario dal relativo menu, visibile in figura 1. Figura 1: il menu del pulsante Sommario Se preferite avere un maggiore controllo sullo stile del vostro sommario, scegliete la voce Inserisci sommario. Apparirà la finestra Sommario, visibile in figura 2. Dall'elenco a discesa Formati, selezionate lo stile che volete usare per il sommario. Nella casella di testo Mostra livelli fino a, selezionate il numero di livelli che volete includere nel sommario (per esempio, se scegliete 3, saranno inseriti nel sommario i titoli di livello 1, 2 e 3, mentre saranno esclusi i titoli dal livello 4 in poi). Figura 2: la scheda Sommario della finestra Indici e sommario Dai restanti controlli della finestra potete stabilire le altre opzioni per la formattazione del vostro sommario. La figura 3 vi mostra il sommario di un documento. Se fate clic su una voce del sommario tenendo premuto il tasto Ctrl, Word vi porterà automaticamente al punto del documento a cui quella voce fa riferimento. Figura 3: un documento con il sommario Aggiornare il sommario Non c'è bisogno di attendere di aver completato un documento per crearne il sommario. Infatti, quest'ultimo è facilmente aggiornabile: basta selezionare l'intero documento (scheda Home, gruppo Modifica, pulsante Seleziona e, dal suo menu, Seleziona tutto) e quindi premere sulla tastiera il tasto F9. Oppure, portatevi al sommario e poi, nella scheda Riferimenti, nel gruppo Sommario, fate clic sul pulsante Aggiorna sommario. In entrambi i casi, Word visualizzerà la finestra di dialogo Aggiorna sommario, visibile in figura 4. Dovete scegliere se aggiornare l'intero sommario (quindi aggiungere eventuali nuovi paragrafi) o aggiornare solo i numeri di pagina delle voci già presenti. Figura 4: la finestra di dialogo Aggiorna sommario Usare il sommario per copiare la struttura di un documento Con Word, purtroppo, non è facile copiare solo la struttura di un documento, magari per conservarla in un documento a parte e/o inviarla via e-mail. Infatti, dalla visualizzazione struttura, non è possibile copiare solo i titoli. Se si selezionano e si copiano titoli a cui è associato un testo, anche se è compresso e non è visibile, esso viene copiato comunque assieme ai titoli. È possibile aggirare l'ostacolo usando i sommari: Aprite il documento di cui volete estrarre la struttura. Create un sommario senza numeri di pagina. Per fare questo, nella scheda Sommario della finestra Indici e sommario, basterà deselezionare le opzioni Mostra numeri di pagina e Usa i collegamenti ipertestuali anziché i numeri di pagina. Non preoccupatevi troppo della formattazione. Selezionate il sommario, poi premete Ctrl+Maiusc+F9 per convertirlo in testo normale, come visibile in figura 5. Figura 5: il testo ottenuto convertendo il sommario Tagliate il testo ottenuto e incollatelo in un nuovo documento ed, eventualmente, applicate le formattazioni necessarie per evidenziare i livelli di struttura. L'indice analitico L'indice analitico normalmente compare alla fine di un libro o di un documento molto lungo e mostra, in ordine alfabetico, l'elenco delle parole rilevanti che ricorrono nel testo, seguite dal numero di pagina. Per creare un indice analitico, si deve procedere in due tempi: come prima operazione occorre marcare le parole o le frasi che costituiranno le voci dell'indice (ossia il testo da includere nell'indice) e poi si potrà creare l'indice vero e proprio. Vediamo subito come fare. Dopo aver evidenziato la parola (o le parole) che volete trasformare in voce principale dell'indice, portatevi alla scheda Riferimenti della barra multifunzione e, nel gruppo Indice premete il pulsante Segna voce. Word mostrerà la finestra di dialogo Segna voce di indice analitico, visibile in figura 6. Figura 6: la finestra Segna voce di indice analitico Il testo selezionato appare nella casella Voce principale, potete modificarlo se non è esattamente quello che volete visualizzare nell'indice. Nella sezione Opzioni, selezionate Pagina corrente, se desiderate che, nell'indice, accanto alla voce che avete selezionato, compaia il numero di pagina in cui la voce occorre. Nella sezione Formato numero di pagina, potete indicare se volete applicare un formato speciale al numero della pagina. Le opzioni disponibili sono Grassetto e Corsivo. Premete Segna, se desiderate marcare solo l'occorrenza della parola o della frase che avete selezionato, o premete Segna tutto per marcare la prima occorrenza della parola o della frase che avete selezionato in ogni paragrafo del documento. Ricordate che sono marcate solo le occorrenze identiche, considerando anche le maiuscole e le minuscole. Quando si marca una voce di indice, Word inserisce uno speciale campo XE "Voce di indice", come mostrato in figura 7. Figura 7: il campo Voce dell'indice compare nel documento Questo campo è visibile quando è attiva la visualizzazione dei caratteri nascosti (¶), che si attiva automaticamente ogni volta che si segna una voce di indice. La finestra Segna voce di indice analitico rimane aperta. Potete fare clic nel documento e selezionare un'altra voce da inserire nell'indice. Dopo la selezione, fate nuovamente clic sulla finestra Segna voce di indice analitico che si aggiornerà in base alla vostra selezione. Proseguite in questo modo finché non avete marcato tutte le voci che volete inserire nell'indice. Word permette anche di creare delle voci secondarie, ossia voci che compaiono al di sotto di voci principali. Occorre sempre utilizzare la finestra Segna voce di indice analitico, visibile in figura 8. Nel campo Voce primaria, scrivete la voce primaria al di sotto della quale volete che compaia la voce secondaria, mentre, nel campo Voce secondaria, inserite la voce secondaria che volete marcare. Procedete, poi, a compilare la finestra come abbiamo visto per le voci principali. Figura 8: la finestra Segna voce di indice analitico utilizzata per marcare una voce secondaria Ripetete le indicazioni del punto precedente per marcare tutte le voci secondarie che desiderate. La figura 9 mostra un campo che marca una voce secondaria all'interno di un documento. Notate che la voce secondaria è separata dalla voce primaria del simbolo due punti (:). Figura 9: il campo Voce secondaria dell'indice compare nel documento Word permette anche di creare dei Riferimenti incrociati, ossia delle voci di cui non si indica la pagina, ma un riferimento ad altre voci. Selezionate la voce dalla quale volete fare il rinvio a un'altra e attivate la finestra Segna voce di indice analitico, visibile in figura 10 e, nella sezione Opzioni, selezionate Riferimento incrociato, quindi, accanto alla scritta Vedi, inserite la voce a cui volete rinviare il lettore. Infine, premete il pulsante Segna. Figura 10: la finestra Segna voce di indice analitico con l'indicazione di un riferimento incrociato Dopo aver marcato tutte le voci che volete inserire nell'indice, potete passare alla creazione dell'indice vero e proprio. Posizionate il cursore nel punto in cui volete inserire l'indice, di solito la fine del documento, quindi portatevi nella scheda Riferimenti e, nel gruppo Indice, premete il pulsante Inserisci indice. Comparirà la finestra Indice, visibile in figura 11. Figura 11: la finestra Indice La finestra vi permette di scegliere la formattazione del vostro indice: potete decidere, per esempio, su quante colonne volete disporlo o quale modello predefinito volete usare. Fate le vostre scelte, quindi premete OK. Nella pagina comparirà l'indice, come visibile in figura 12. Figura 12: Un indice di esempio Creare l'indice usando un file di concordanza Se dovete creare l'indice di un documento molto lungo, marcare ogni singola voce può essere un'operazione piuttosto noiosa e che richiede molto tempo. In questo caso, potete ricorrere a un file di concordanza, ossia un file in cui sono elencate tutte le voci principali e secondarie che volete includere nell'indice. Un file di concordanza è un file che contiene una tabella di due colonne: la prima elenca le voci del documento che volete inserire nell'indice, la seconda elenca le voci dell'indice da generare dal testo della prima colonna. Per definire delle voci secondarie, nella seconda colonna del file di concordanza, basta scrivere la voce principale seguita da due punti (:) e dalla voce secondaria. La figura 13 mostra un esempio di file di concordanza. Figura 13: un esempio di file di concordanza Quando il file di concordanza è pronto, salvatelo e tornate al file di cui dovete creare l'indice. Posizionatevi nel punto del documento in cui volete inserire l'indice, poi aprite la finestra Indice (scheda Riferimenti, gruppo Indice, pulsante Inserisci indice; si osservi la figura 11). Qui, premete il pulsante Segna autom.: vedrete la finestra Apri file segnalazione automatica indice. Qui individuate il file di concordanza, poi premete il pulsante Apri. Word automati- camente segnerà le voci dell'indice in base a quanto avete disposto nel file di concordanza. Comunque abbiate segnato le voci di indice (potete anche adottare una soluzione mista, sia usando il file di concordanza, sia segnando manualmente alcune voci), la creazione dell'indice vero e proprio utilizza la procedura che abbiamo descritto prima. Indice delle figure e didascalie Word vi permette anche di creare l'indice delle figure e vi consente di creare un elenco delle illustrazioni, delle tabelle, dei listati o delle equazioni che avete inserito nel vostro documento, purché per questi elementi si siano inserite delle didascalie. Prima di spiegare come inserire l'indice delle figure, dunque, è bene spiegare come creare le didascalie per questi elementi. Posizionate il punto di inserimento dove volete collocare la didascalia. La soluzione migliore è quella di porre la didascalia sotto all'immagine o a lato. Portatevi alla scheda Riferimenti e, nel gruppo Didascalie, premete il pulsante Inserisci didascalia. Comparirà la finestra Didascalia, visibile in figura 14. Figura 14: la finestra Didascalia Nella casella Didascalia compaiono già l'etichetta e il numero progressivo che Word assegnerà alla vostra didascalia. Se lo desiderate, dopo il numero, potete inserire la descrizione della figura. Nella sezione Opzioni, nell'elenco a discesa Etichetta, potete selezionare l'etichetta da usare nella didascalia. In questo caso l'etichetta è Figura. Le altre etichette disponibili sono Equazione, Figura, Listato e Tabella. Se nessuna delle etichette predefinite è adatta al vostro documento, potete crearne di personalizzate (per esempio Illustrazione). Per farlo, premete il pulsante Nuova etichetta. Comparirà la finestra Nuova etichetta, visibile in figura 15. Figura 15: la finestra Nuova etichetta Scrivete la nuova etichetta nel campo Etichetta quindi premete OK. Tenete presente che Word tiene distinte le numerazioni delle didascalie per le diverse etichette: cioè, se nello stesso documento usate didascalie di tipo diverso, per esempio con etichetta Figura e con etichetta Illustrazione, le due serie avranno delle numerazioni indipendenti. Nota: Quando si usano le didascalie per le immagini o altri elementi grafici, è molto importante evitare che la didascalia, se si trova alla fine di una pagina, sia separata dall'immagine o dall'elemento grafico a cui si riferisce: questi due elementi devono spostarsi sempre uniti. Word non permette di specificare che un paragrafo non debba mai essere separato dal precedente. In parole povere, non è possibile modificare lo stile didascalia per fare in modo che sia sempre unito all'immagine che lo precede. Occorre, piuttosto, creare uno stile di tipo paragrafo da applicare all'immagine o modificare il paragrafo che ospita l'immagine in modo che questo sia tenuto sempre unito al paragrafo successivo, che sarà, appunto, quello della didascalia. Per farlo, occorre lavorare nella finestra Paragrafo (per aprirla usate l'attivatore di finestre di dialogo nel gruppo Paragrafo della scheda Home) alla scheda Distribuzione testo e selezionare l'opzione Mantieni con il successivo. Ora che abbiamo visto come inserire le didascalie per gli oggetti grafici dei nostri documenti, possiamo vedere come utilizzarle per creare l'indice delle figure. Si tratta di una procedura piuttosto semplice. Vediamo subito come operare. Innanzitutto, posizionatevi nel punto in cui volete inserire l'indice delle figure (o delle tabelle, dei listati e delle equazioni), quindi portatevi alla scheda Riferimenti e, nel gruppo Didascalie, premete il pulsante Inserisci indice delle figure. Word mostrerà la finestra Indice delle figure, visibile in figura 16. Dall'elenco a discesa Etichetta didascalia, dovete scegliere l'oggetto di cui volete creare l'indice (figure, listati, tabelle o equazioni). Attraverso gli altri controlli della finestra potete definire la formattazione dell'indice, poi premete il pulsante OK per concludere la procedura. Figura 16: la finestra Indice delle figure Riferimenti incrociati Visto che abbiamo accennato alle didascalie, è opportuno fare un cenno, seppur rapido, ai riferimenti incrociati. Questi permettono di creare, nel testo, dei rimandi alle didascalie. Una volta creato il rimando, se la numerazione delle didascalie cambia, anche il rimando viene aggiornato di conseguenza. Fate clic nel punto in cui volete inserire il riferimento incrociato, poi portatevi alla scheda Riferimenti e, nel gruppo Didascalie, premete il pulsante Riferimento incrociato. Word mostrerà la finestra Riferimenti incrociati, visibile in figura 17. Dall'elenco a discesa Tipo, scegliete il tipo di elemento verso cui volete creare il riferimento. Potete scegliere il punto di un elenco numerato, un titolo o didascalie che usano vari tipi di etichette. Dal menu Inserisci riferimento a, potete scegliere il testo da cui deve essere costituito il riferimento incrociato: il numero di pagina, il numero di paragrafo, il testo della didascalia, il numero della figura… Nella casella Per l'elemento numerato, fate clic sull'elemento a cui volete creare il riferimento. Se selezionate l'opzione Inserisci come collegamento ipertestuale, potrete spostarvi dal riferimento all'elemento a cui punta e viceversa con un doppio clic. Premete Inserisci per concludere la procedura e creare effettivamente il riferimento. Figura 17: la finestra Riferimenti incrociati
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